2026.08.27
2026.08.27
HubSpotは、導入するだけで成果につながるツールではありません。顧客情報や商談情報を継続的に入力し、蓄積したデータをもとに施策や設定を見直す必要があります。
しかし、利用目的や運用ルールが曖昧なままだと、入力漏れやデータのばらつきが起こりやすくなります。HubSpotを効果的に運用するには、営業やマーケティングの業務に合わせて管理項目を設計することが大切です。
本記事では、HubSpotの運用が定着しない原因や効果的に運用するポイントを解説します。社内体制の整え方に加え、運用支援・運用代行を活用する際の判断基準も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
HubSpotは多機能なため、自社に必要な設定や運用ルールを判断しにくいケースも少なくありません。どこから改善すべきか迷った場合は、無料相談会で一緒に課題を整理していきましょう。
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コンテンツ目次
HubSpotの運用で取り組むべき業務
HubSpotの運用とは、顧客情報や商談情報を入力するだけではありません。設定管理やレポート確認、施策の実行、効果測定を繰り返しながら改善する一連の業務を指します。
導入時に初期設定を整えても、営業やマーケティングの業務は変化します。実際の業務に合わせて、管理項目や商談ステージなどを定期的に見直すことが重要です。
HubSpotの運用が現場に定着すると、蓄積したデータから顧客や商談の状況を把握しやすくなります。データを営業判断やマーケティング施策の改善に活かせるため、部門をまたいだ業務も進めやすくなるでしょう。
HubSpotの機能を多く使っているだけでは、効果的に運用できているとは限りません。現場の入力負担と、得られるデータの価値が釣り合っているかも確認しましょう。
HubSpotを導入しても運用が定着しない主な原因
HubSpotは多機能なため、利用目的や運用ルールが曖昧なままでは現場に定着しにくくなります。導入時の設定を整えても、担当者ごとに使い方が異なるとデータの精度が下がり、機能を十分に活かせません。
ここでは、HubSpotの運用を妨げる主な原因を確認していきましょう。
利用目的やKPIが共有されていない
HubSpotを何のために使うのかが共有されていないと、部門や担当者によって使い方がばらつきます。営業管理やリード管理など、目的によって必要な入力項目や機能も異なります。
また、確認するKPIが決まっていない場合、データを入力する理由が現場に伝わりません。情報を蓄積しても、営業判断や施策改善に活用しにくくなります。
顧客情報や商談情報の入力ルールが定着していない
入力項目や更新するタイミングが決まっていないと、担当者ごとにデータの粒度がばらつきます。表記方法が統一されていない場合は、顧客情報の検索や営業リストの作成にも影響します。
商談金額やクローズ予定日が更新されていなければ、正確な案件状況を把握できません。レポートや売上予測の精度が下がる原因にもなります。
商談ステージや部門間の引き継ぎ条件が曖昧
商談ステージの定義が曖昧だと、同じ進捗でも担当者によって登録するステージが異なります。パイプライン上の数値と実際の商談状況にずれが生じやすくなります。
マーケティングから営業へ引き継ぐ条件が決まっていない場合も注意が必要です。担当者や対応するタイミングが不明確になり、対応の遅れや漏れにつながります。
HubSpotのライフサイクルステージの設定方法や活用方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞HubSpotのライフサイクルステージをちゃんと活用しよう
レポートやダッシュボードを確認できていない
顧客情報や商談情報を蓄積しても、レポートを確認していなければ業務改善には活かせません。データ入力そのものが目的となり、営業活動やマーケティング施策の課題を見落としやすくなります。
確認する指標が決まっていない場合、ダッシュボードを作成しても判断に使われません。データが蓄積されるだけで、施策や営業プロセスの改善につながらない状態になります。
HubSpotで確認できるレポートやダッシュボードの作成手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞HubSpotのダッシュボード機能とは？表示可能なレポートやダッシュボード作成手順についても！
ワークフローや設定が複雑になっている
ワークフローや通知設定を増やしすぎると、実行条件や処理内容を把握しにくくなり、通知の重複や意図しないデータ更新が発生する可能性もあります。
また、作成した担当者しか設定内容を理解していない場合、修正やエラー対応が属人化します。担当者の異動や退職によって、設定を管理できなくなるケースも少なくありません。
HubSpotのワークフローでできることや具体的な作成手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞事例で学ぶ！HubSpotワークフローでできること＆作成手順ガイド
HubSpotが定着しない原因は、操作方法よりも運用ルールにあるケースが多いです。新しい機能を追加する前に、利用目的や入力ルールを見直してみましょう。
HubSpotを効果的に運用するためのポイント
HubSpotを効果的に運用するには、自社の業務に合わせて管理方法を設計する必要があります。利用する機能を増やすだけでは、入力や設定が複雑になり、現場の負担が大きくなる可能性があります。
HubSpotを運用する際に押さえておきたいポイントは以下の4つです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
HubSpotで管理する業務範囲を明確にする
HubSpotを効果的に運用するには、どの業務をHubSpotで管理するのかを明確にする必要があります。顧客管理や商談管理、メール配信、問い合わせ管理などHubSpotで対応できる業務は幅広いためです。
利用する業務範囲を決めずに機能や入力項目を追加すると、現場がどの情報を登録すべきか判断しにくくなります。ほかのツールと管理範囲が重なり、同じ情報を複数の場所へ入力する手間が発生する可能性もあります。
まずは現在の業務フローを確認し、HubSpotで一元管理する業務と既存ツールに残す業務を分けましょう。管理範囲を明確にすることで、必要な機能や設定を判断しやすくなり、運用の複雑化も防げます。
入力項目をレポートから逆算して設計する
会社やコンタクト、取引などの入力項目は、レポートで確認したい数値から逆算して設計します。目的を決めずに項目を追加すると、情報を入力しても営業判断や施策改善に使われない可能性があるためです。
例えば、流入経路ごとの商談化率を確認する場合は、リードの獲得経路や商談化の有無を記録する必要があります。受注率を把握するなら、商談ステージや受注日、失注理由などの項目が必要です。
一方で、入力項目を増やしすぎると、現場の負担が大きくなり入力漏れにつながります。レポートでどの数値を確認し、何を判断するのかを明確にしたうえで、必要な項目に絞りましょう。
手作業が多い業務から優先して自動化する
HubSpotの自動化機能を活用すると、通知やタスク作成、メール送信などの手作業を減らせます。ただし、最初から多くのワークフローを作成すると、設定が複雑になり管理しにくくなります。
まずは作業頻度が高く、担当者の負担が大きい業務から自動化しましょう。例えば、問い合わせが入った際の担当者への通知や、商談化した際のタスク作成などが対象です。失注後のフォローメールも、条件に合わせて自動送信できます。
自動化する前に、現在の業務手順や実行条件を明確にすることも重要です。小さな業務から自動化し、実行結果や現場への影響を確認しながら対象範囲を広げることで、設定の複雑化を防ぎやすくなります。
なお、利用できる自動化機能は、契約している製品やプランによって異なるため事前に確認しましょう。
施策改善につながる指標を設計する
HubSpotを効果的に運用するには、営業活動やマーケティング施策の改善に使う指標を設計する必要があります。取得できる数値を並べるだけでは、次に取るべき対応を判断しにくいためです。
例えば、リード獲得数や商談化率を確認すると、商談につながりやすい流入経路を把握できます。受注率や商談期間を確認すれば、営業プロセスの停滞箇所や改善すべきステージを見つけやすくなります。
指標を決める際は、誰がどの頻度で確認し、数値の変化に応じて何を見直すのかまで設定しましょう。ダッシュボードを作成する前に判断基準を決めておくことで、レポートを施策や営業活動の改善に活かせます。
最初からすべての業務をHubSpotで管理しようとすると、運用が複雑になりがちです。成果を確認しやすい業務から始め、入力項目や自動化の範囲を段階的に広げるのがおすすめです。
HubSpotの運用体制を整える方法
HubSpotを現場に定着させるには、設定やデータを管理する担当者を決め、営業とマーケティングの役割を明確にする必要があります。特定の担当者だけが運用方法を把握している状態では、異動や退職によって運用が止まる可能性もあります。
HubSpotの運用体制を整える方法は、以下の通りです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
HubSpotの管理者を決める
HubSpotの設定や運用ルールを継続的に管理するため、社内の管理者を決めましょう。管理者が不在のままでは、プロパティの追加や権限設定、レポートの修正を誰が担当するのか曖昧になります。
管理者は、HubSpotの操作に詳しいだけでなく、営業やマーケティングの業務を理解している担当者が適しています。現場から寄せられた要望を確認し、設定を変更すべきか判断する役割も担うためです。
管理者へ業務が集中しないよう、設定変更の申請方法や承認者も決めておくことが重要です。必要に応じて副担当者を置き、設定内容や変更履歴を共有することで、属人化を防ぎやすくなります。
営業・マーケティングの役割を整理する
HubSpotを部門間で活用する場合は、営業とマーケティングが担当する業務を明確にします。役割が曖昧なままでは、情報の更新漏れや対応の重複につながりかねません。
各部門がHubSpot上で管理する情報を決めることで、データのばらつきを防ぎやすくなります。部門ごとの担当業務に加え、入力内容を確認する責任者や情報の共有方法も決めましょう。
誰がどのデータを管理するのか明確にすると、部門をまたいで顧客情報を活用しやすくなります。
＞＞セールスとマーケティングを連携させ相乗効果を生む7つのコツ
入力ルールや操作手順をマニュアル化する
HubSpotの入力ルールや基本的な操作手順は、マニュアルにまとめて社内で共有します。担当者によって操作方法が異なると、顧客情報や商談情報の入力内容にばらつきが生じるためです。
マニュアルには、必須項目や入力形式、情報を更新するタイミングを記載しましょう。商談ステージを変更する条件や、リードを別部門へ引き継ぐ手順も具体的に示すと、担当者が迷いにくくなります。
操作方法だけでなく、各項目を入力する目的まで説明することも重要です。入力した情報がどのレポートや業務判断に使われるのかを伝えることで、現場の理解を得やすくなります。機能や運用ルールを変更した際は、マニュアルも更新しましょう。
＞＞【動画マニュアルあり】HubSpotの使い方を機能別にわかりやすく解説！
HubSpotの運用体制を整えるには、管理者を決めるだけでなく、部門ごとの役割や共通ルールを明確にすることが大切です。担当者が変わっても運用を続けられる仕組みを作りましょう。
HubSpot運用を定着させる確認サイクル
HubSpotの運用を定着させるには、入力や設定を一度整えるだけでなく、定期的に運用状況を確認する仕組みが必要です。確認する頻度と担当者が決まっていないと、入力漏れや設定の不備が放置されやすくなります。
確認項目は、毎日、毎週、毎月などの頻度に分けて設定しましょう。HubSpot運用における確認頻度と項目の一例は、以下の通りです。
| 確認頻度 | 確認すること |
|---|---|
| 毎日 | 顧客情報、商談情報、タスク、問い合わせ対応状況 |
| 毎週 | 未更新商談、未対応タスク、メール配信結果、ワークフローのエラー |
| 毎月 | 商談化率、受注率、リード獲得数、ダッシュボードの数値 |
| 四半期・半年ごと | プロパティ、パイプライン、ワークフロー、権限設定、不要データ |
日々の確認では、対応漏れや情報の更新状況を中心に確認します。毎月の確認ではKPIの変化を把握し、営業活動やマーケティング施策の改善につなげることが重要です。
四半期や半年ごとには、現在の業務に合わない設定や不要なデータがないかを見直します。確認サイクルを継続することで、データの精度を保ちながらHubSpotを活用しやすくなります。
HubSpotの設定やデータは、運用を続けるうちに実際の業務とずれる場合があります。日常的な確認と定期的な見直しを組み合わせ、現場で使いやすい状態を保つことがポイントです。
HubSpot運用を内製するか外部支援を使うかの判断基準
HubSpotを継続的に運用するには、日々のデータ管理に加え、レポートの確認や設定の見直しが必要です。施策の実行や改善まで進める場合は、HubSpotの操作知識だけでなく、営業やマーケティングに関する知識も求められます。
社内に管理者を配置でき、設定変更やデータ整備を行う時間を確保できる場合は、内製化しやすいでしょう。営業やマーケティングの課題を把握し、改善方法を考えられる担当者がいるかどうかも判断基準の一つです。
一方、運用担当者が不在の場合や、設定方法が分からず改善が進まない場合は、外部支援の活用が選択肢になります。複数部門にまたがる運用設計や複雑なワークフローの構築など、専門知識が必要な業務を依頼する方法もあります。
すべての業務を内製または外部へ任せる必要はありません。日々のデータ入力は社内で行い、運用設計や定期的な改善は支援会社へ依頼するなど、自社の人員やノウハウに合わせて役割を分けることが重要です。
HubSpotを内製できるか判断する際は、担当者を配置できるかだけでなく、定期的な改善まで続けられるかも確認しましょう。日常業務で手いっぱいになる場合は、外部支援を活用するのも方法の一つです。
HubSpotの運用支援・運用代行で依頼できる業務
HubSpotの運用支援では、専門家から設計や改善に関する提案を受けられます。一方、運用代行では、設定変更や施策の実行などの作業を外部へ任せます。
具体的な対応範囲は支援会社によって異なりますが、主に依頼できる業務は以下の通りです。
それぞれの業務内容を詳しく見ていきましょう。
設定・運用ルールの見直し
運用支援では、会社やコンタクト、取引などの管理項目を確認し、自社の業務に合った設定を提案してもらえます。入力項目や更新するタイミング、ユーザーごとの権限も見直しの対象です。
運用代行では、不要なプロパティの整理や権限の変更などを任せられます。重複している管理項目の整理やデータの移行、使われていない設定の削除に対応してもらえる場合もあります。
データ整備・リスト管理
運用支援では、重複データや表記ゆれの発生状況を確認し、データを整備する方法を提案してもらえます。データ品質を維持するための入力ルールや管理方法も相談可能です。
運用代行では、重複レコードの修正や表記の統一などを任せられます。またメール配信や営業フォローに使うリストの作成、更新、抽出条件の設定も依頼できます。
HubSpot上で重複した会社レコードを統合する方法について、より詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
＞＞HubSpotで企業情報を統合するには？重複レコードを名寄せする方法を解説！
ワークフロー・レポート作成
運用支援では、業務フローやKPIをもとに、ワークフローやレポートの設計を提案してもらえます。自動化する業務や、レポートで確認する数値の整理も支援の対象です。
運用代行では、通知やタスク作成などを行うワークフローの構築を任せられます。営業活動や施策の状況を確認するレポート、ダッシュボードの作成も依頼可能です。
メール配信・マーケティング施策
運用支援では、顧客の検討段階に応じて、誰にどのようなメールをいつ届けるかを設計してもらえます。配信後に確認する指標まで決めることで、ナーチャリング施策を改善しやすくなるでしょう。
運用代行では、設計した施策に沿って、メールの作成から配信までを任せられます。対象者の抽出やフォームの設定に加え、配信結果の集計まで依頼できる場合もあります。
HubSpotでメルマガを作成・配信する場合は、以下の記事も参考にしてください。
＞＞【HubSpot】今更聞けない「メルマガ配信」の方法を画像付きで徹底解説！今すぐできる簡単な配信先設定までご紹介！
分析・改善提案
運用支援では、HubSpotに蓄積したデータをもとに、リード獲得から受注までのどこに課題があるのかを分析してもらえます。数値の変化や停滞している工程を確認することで、優先すべき改善策を判断しやすくなるでしょう。
運用代行では、分析に必要なデータの集計やレポートの更新を任せられます。施策前後の変化を定例報告資料にまとめてもらい、改善の効果を継続的に確認することも可能です。
マニュアル作成・社内研修
運用支援では、営業やマーケティング、管理者などの役割に合わせた社内研修を依頼できます。入力ルールや設定内容を理解するためのレクチャーも支援の対象です。
運用代行では、自社のHubSpot画面や設定に合わせたマニュアルの作成を任せられます。操作手順や運用ルールを文書化することで、社内に作業内容を共有しやすくなります。
HubSpotの運用支援・運用代行は、支援会社によって対応範囲が異なります。どこまで自社で対応すべきか迷う場合は、無料相談会をご活用ください。自社に合ったHubSpotの運用体制を一緒に見直しましょう。
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HubSpotの運用支援・運用代行を選ぶポイント
HubSpotの運用支援や運用代行を選ぶ際は、実績だけでなく、自社に必要な業務を依頼できるか確認することが重要です。対応範囲や成果物が曖昧なまま契約すると、追加費用や認識ずれが生じる可能性があります。
支援会社を選ぶ際に確認したいポイントは、以下の通りです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
自社の課題と依頼目的を明確にする
支援会社を選ぶ前に、現在の課題と依頼する目的を明確にします。入力ルールの定着やレポート活用など、解決したい課題によって必要な支援は異なります。
現在の課題を書き出し、社内で対応する業務と外部へ任せる業務を分けましょう。支援後に目指す状態まで決めておくと、必要な対応範囲を支援会社へ伝えやすくなります。
対応できるHubSpotの領域を確認する
HubSpotには、マーケティングや営業、カスタマーサポートなどの領域があります。自社が利用する製品や業務に対応できる支援会社か確認しましょう。
メール配信ならMarketing Hub、商談管理ならSales Hubの知識が求められます。複数部門で利用する場合は、領域を横断した支援実績や自社と近い業界での経験も判断材料になります。
HubSpotの各製品で利用できる機能や料金を確認したい方は、こちらの記事をご覧ください。
＞＞【2026年最新】HubSpot（ハブスポット）とは？機能や料金などを解説
成果物と対応範囲を確認する
レポートやワークフロー、マニュアルなど、契約期間中に受け取れる成果物を確認します。定例会の回数やチャット相談の範囲も、支援会社によって異なります。
設定変更の回数や対応までの日数、修正作業が料金に含まれるかも明確にしましょう。依頼する業務と支援会社が担当する範囲を具体化することで、追加費用や対応漏れを防ぎやすくなります。
社内にノウハウが残るか確認する
運用代行に任せきりにすると、設定内容を理解できる担当者が社内に育たない可能性があります。契約終了後も運用を続ける場合は、設定内容や操作方法を共有してもらえるか確認が必要です。
将来的に内製化するなら、マニュアル作成や担当者向けのレクチャーに対応する会社が適しています。引き継ぐ業務や時期も決め、段階的に社内へ移行できる支援を選びましょう。
HubSpotの活用支援で依頼できる内容や、公式サポートと認定パートナーの違いを詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
＞＞HubSpotの活用支援サービスとは？公式と認定パートナーとの違いを解説
HubSpot導入支援会社の比較や費用相場を知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
＞＞HubSpotの導入支援におすすめのパートナー企業12選｜費用相場も
HubSpotの支援会社は、費用や実績だけでなく、自社の課題に合う対応範囲や支援後の運用体制まで比べることが大切です。契約前に成果物と引き継ぎ方法も確認しておきましょう。
HubSpotの運用を見直して成果につながる仕組みを整えよう
HubSpotを効果的に運用するには、機能を導入するだけでなく、入力ルールや管理項目を実際の業務に合わせる必要があります。利用目的や確認するKPIも明確にし、蓄積したデータを営業活動やマーケティング施策へ活かせる状態を作ることが重要です。
また、管理者や部門ごとの役割を決め、運用状況を定期的に確認する仕組みも欠かせません。業務や組織体制の変化に合わせて設定を見直すことで、HubSpotを現場で使い続けやすくなります。
社内だけで運用設計や改善まで対応するのが難しい場合は、運用支援や運用代行の活用も検討しましょう。自社で対応する業務と外部へ任せる業務を分けることで、運用負担を抑えながら成果につながる仕組みを整えられます。
HubSpotを導入したものの、運用が定着していないと感じる場合は、無料相談会をご活用ください。現在の課題や運用体制をヒアリングし、自社に合った運用方法をご提案します。
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