2021.06.03
2023.06.08
市町村から個人に割り当てられる「マイナンバー」に対し、国税庁から法人に割り当てられるのが「法人番号」です。実はこの法人番号、自社の顧客リスト管理に役立てられることをご存じでしたか？
この記事では、法人番号の概要や、法人番号付与ツールを使った顧客管理方法について解説いたします。
法人番号について、下記の動画でも解説しているので、ぜひご覧ください。
コンテンツ目次
法人番号とは？
法人番号とは、企業が国税庁から指定される、13桁の識別番号です。「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」が法律の根拠となっており、対象の法人は、届け出手続きをすることなく、指定・通知されます。
主に、行政の効率化や、民間での新たな価値創出を目的として付与しており、原則として誰でも利用できるのが特徴です。
法人番号は、「法人番号公表サイト」にて、名称や所在地とともに一般公開されています。更新情報や変更履歴なども記録されているので、自社の顧客リストの更新を簡単に行えます。
法人番号を使って顧客管理をするメリット
ここでは、法人番号を使って顧客管理をするメリットを2つご紹介いたします。
データ管理の正確性・効率性が向上する
法人番号を使って顧客管理をするメリットとしてまず挙げられるのが、業務効率化です。国内共通のコードを使うことで、重複を防いだり、情報を素早く更新したりできます。
従来の顧客管理では、企業や部門ごとに固有のIDを割り振る場面が多く見受けられました。しかし、販売会社から購入したリストの固有IDが混合したり、社内の運用ルールが途中であいまいになったりすることで、データ品質が保たれない状況が多々発生していたのです。
Webドメインやメールアドレスを用いた顧客管理方法もありますが、情報の更新が非常に難しいというデメリットがあります。
その点、法人番号での管理は国内で統一されたコードを使うため、社内外から共通の情報を集められるのです。結果、自社のデータを正確に、迅速に扱えるようになります。
外部ツールとの連携が容易になる
法人番号を使って顧客管理をすることで、顧客データが入っているツール間の連携が容易になります。とくにCRMやSFA、MAなどのツールにおいて、顧客情報の名寄せやリアルタイム更新がスムーズに進むのです。
最近は、APIを公開しているクラウドサービスが多く登場してきたことや、ビッグデータの活用が叫ばれる背景から、いかに社内データを活用していくかが事業の成長のカギとなっています。法人番号を活用することで、より一層、部門・企業間での顧客データ活用が進んでいくでしょう。
リスト管理に活用できる！「法人番号付与ツール」とは？
法人番号付与ツールとは、自社リストにある「法人名」と「法人所在地」の情報をもとに、法人番号公表サイトに掲載している法人番号を付与できるツールです。具体的には、必要要件が満たされたファイルをツールへアップロードし、法人番号が付与された新しいファイルをダウンロードして管理できます。
また、法人番号だけでなく、法人番号に紐づいた法人名や所在地、一致コードなども出力できるのが魅力。付与された法人番号が本当に正しいのかどうかを、一目で確認できます。
以下で法人番号付与ツールの使い方を解説するので、自社のリスト作成の効率化に役立ててみてください。
法人番号付与ツールの使い方
ここでは、法人番号付与ツールの使い方を4ステップでご紹介いたします。登録からファイルのダウンロードまで、一通りをわかりやすく解説したので、参考にしてみてください。
法人番号付与ツールへ登録する
まず、法人番号付与ツールへ登録しましょう。「法人番号付与ツールの公式ページ」へアクセスし、「ログイン」のリンクを選択します。
ログイン画面へ移るので、「ログイン」のボタン下にある「新規登録」をクリックします。
「アカウント登録申請」の画面へ遷移します。メールアドレスを入力し、「利用規約に同意します」のチェックボックスへ印をつけた後、「申請」ボタンをクリックしましょう。
指定したメールアドレス宛に「アカウント登録申請完了」のメールが届くので、記載のリンクを選択します。
「アカウント登録」画面が出てきます。以下の項目を入力し、問題なければ「登録内容確認」のボタンを選択してください。
- パスワード：必須
- 確認用パスワード：必須
- 法人番号
- 法人名：必須
- 担当部署名：必須
- 郵便番号
- 所在地
- 電話番号
- 利用目的
- 利用予定
「アカウント登録内容確認」の画面が出てきます。入力した内容に再度間違いがないかを確認し、問題なければ「登録」のボタンをクリックしてください。
以上で、法人番号付与ツールの登録が完了です。
法人番号を付与する
次に、自社で所有する顧客・取引先のリストへ、法人番号を付与していきます。なお利用するには、以下の要件を満たしている必要があります。
- CSVファイルのフォーマットであること
- UTF-8またはShift_JISの文字コードであること
- CSVファイル内に「法人名」と「法人所在地」が記入されていること
上記の条件を満たしたうえで、次の手順を進めていきましょう。
「法人番号付与ツールのログインページ」へアクセスします。登録時に設定したメールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」を選択しましょう。
一番上の欄にある「法人番号付与」と書かれたリンクを選択してください。
ファイルをアップロードします。文字コードを選択した後、点線で囲っている欄をクリック、またはファイルから直接ドラッグ&ドロップをして、該当のファイルを選択しましょう。
下のプレビュー画面を確認しながら、「ヘッダー行数」「法人名カラムNo」「所在地カラムNo」「法人番号付与カラム」を設定していきます。
必要に応じて、「全文検索」のチェックボックスをONにしましょう。全文検索機能とは、ファイル内の法人名が確認できないときに、近似の法人名を検索して番号を付与できる機能のことです。
入力内容に問題ないことを確認したら、「法人番号付与実行」のボタンを押して完了です。
法人番号付与の進捗状況を確認する
次に、実行した法人番号付与の進捗状況を確認します。メニュー画面にある「法人番号付与進捗確認」をクリックし、進捗画面へ移りましょう。
以下で、操作可能な項目について解説いたします。
- 削除：法人番号の付与結果を削除できます。
- ダウンロード：法人番号の付与が完了したファイルをダウンロードできます。
- キャンセル：現在実行中の法人番号付与の処理をキャンセルできます。
- 詳細表示：進捗率やステータス、付与結果などの詳細を表示します。
法人番号が付与されたCSVファイルをダウンロードする
進捗状況の確認画面から、付与が完了したCSVファイルをダウンロードします。「ダウンロード」を選択して、PC内へ保存しましょう。
開いたCSVファイル内では、独自の番号やコードが出力されていることを確認できます。以下で、出力内容の詳細を解説いたします。
| アップロードしたデータ | 法人番号 | 法人名 | 法人所在地 | 法人番号付与結果コード | ヒット件数 |
| 株式会社○○、東京都渋谷区～ | 1234567890123 | 株式会社○○ | 東京都渋谷区～ | M01 | 0 |
- アップロードしたデータ：法人番号付与ツールへアップロードした時点でのデータがそのまま残っています。
- 法人番号：法人番号付与ツールで付与された法人番号が表示されます。
- 法人名：出力された法人番号にもとづく法人名が表示されます。
- 法人所在地：出力された法人番号にもとづく法人所在地が表示されます。
- 法人番号付与結果コード：法人名と法人住所の完全一致・部分一致・不一致を表したコードです。詳しくは、「Web版 法人番号付与ツール 操作説明書」の15ページで確認できます。
- ヒット件数：アップロードしたデータと、法人番号公表サイトで公開されている法人情報で合致した法人の件数です。
その他の設定をする
最後に、法人番号付与ツールのパスワードを変更したり、ユーザー登録を解除したりする方法を解説いたします。
パスワードを変更する
まず、パスワードの変更方法についてです。
メニュー画面にある「パスワード変更」のリンクをクリックしましょう。パスワードの変更画面が出てくるので、以下の項目を入力します。
- 現在のパスワード：現在使用しているパスワードです。
- 新規パスワード：新規で作成するパスワードです。
- 確認用パスワード：新規で作成するパスワードを、もう一度入力します。
パスワード設定時は、初期登録時と同じ、半角英数字と「!#$%&=+@?」の記号を使って、6～32文字の文字列を作成します。設定内容に問題なければ、「パスワード変更」のボタンを押して完了です。
ユーザーを削除する
法人番号付与ツールを使う機会がなくなったときは、登録してあるユーザーを削除できます。
まず、メニュー画面の「ユーザー削除」のボタンをクリックしましょう。削除確認用のポップアップ画面が表示されるので、「OK」を選択することで削除が完了です。
法人番号付与ツールを活用して、精度の高いリスト管理を実現！
この記事では、法人番号の概要や、自社のリスト管理に役立つ「法人番号付与ツール」の使い方について解説しました。ツールを活用することで、顧客管理の業務を効率化したり、外部ツールと連携してシームレスに共有したりできます。使い方はそれほど難しくないので、初めての方でも簡単に付与できるでしょう。
もし、顧客管理の方法やCRMツールの運用方法、営業活動のDX化に関してお悩みでしたら、プロへ相談するのがベターです。営業DX.jpでは、低コストかつ高品質なコンサルティングサービスを提供しているので、気になる方はお気軽にお問合せください。
