HubSpotで会社とコンタクトの不一致が起きる原因と対処法｜同一ドメインの会社レコード管理方法

HubSpotでは、コンタクトのメールドメインをもとに会社レコードへ自動で関連付ける設定ができます。同じ会社の担当者を自動で紐づけられるため、手動登録の手間を減らせる便利な機能です。

一方で、グループ企業のように複数法人が同じドメインを使っている場合、本来分けたい会社レコードが1つにまとまることがあります。

ただし、会社とコンタクトの自動関連付けを完全に無効化したり、エクスポート・インポートで都度修正したりする運用は、作業負荷やミスのリスクが大きくなります。そのため、HubSpot上で「会社名＋ドメイン」を元に会社レコードを管理し、自動処理できるものと人が確認すべきものを分けることが大切です。

本記事では、HubSpotで会社とコンタクトの不一致が起きる原因と、同一ドメインの会社レコードを「会社名＋ドメイン」で管理する方法を解説します。会社名の表記ゆれを確認するメンテナンス方法も紹介するので、HubSpot上の会社レコード管理を見直したい方は最後まで読んでお役立てください。

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HubSpot上で同一ドメインの会社レコードがまとまってしまう理由

HubSpot上で、同一ドメインの会社レコードがまとまってしまう場合があります。その主な理由は、コンタクトのメールアドレスに含まれるドメインをもとに、会社レコードへ自動で関連付けされるためです。

通常、この仕組みは便利に機能します。例えば、同じ会社の担当者が複数登録された場合でも、メールドメインが同じであれば、同じ会社レコードに自動で紐づけられます。

手動で会社レコードを探して関連付ける手間を減らせるため、コンタクト数が多い企業では管理しやすい点がメリットです。

一方で、グループ企業や関連会社では、複数の法人が同じメールドメインを使っている場合があります。

この場合、HubSpotは会社名ではなくドメインを基準に判定します。そのため、本来は別会社として管理したいコンタクトまで、同じ会社レコードにまとまってしまうわけです。

例えば、次のようなケースを見ていきましょう。

• Aホールディングス株式会社、A販売株式会社、Aシステム株式会社が同じドメイン「group.co.jp」を使っている
• 最初にAホールディングス株式会社の会社レコードが作成される
• A販売株式会社の担当者が「tanaka@group.co.jp」で登録される
• HubSpotは同じドメインをもとに、既存のAホールディングス株式会社へ関連付ける
• その結果、本来分けたい別法人のコンタクトが、同じ会社レコードにまとまる

この状態を放置すると、会社単位での商談管理や顧客管理がしにくくなります。例えば、A販売株式会社との商談情報がAホールディングス株式会社の会社レコードにまとまると、担当者や商談履歴、関連取引を正しく把握できません。

HubSpot上で同一ドメインの会社レコードを管理する方法

HubSpot上で同一ドメインの会社レコードを分けて管理するには、メールドメインだけでなく、会社名も含めて判定する仕組みを作る必要があります。メールドメインだけで判定すると、同じドメインを使うグループ会社や関連会社が、1つの会社レコードにまとまってしまう場合があります。

そのため、コンタクトの会社名とメールドメインを組み合わせて、既存の会社レコードと一致するかを確認する流れを整えましょう。

具体的には、以下の手順で管理します。

1. 会社名とメールドメインを組み合わせた判定基準を用意する
2. 既存の会社レコードと一致するか確認する
3. 一致する会社レコードへコンタクトを再関連付けする
4. 一致しない場合は必要に応じて会社レコードを作成する

1. 会社名とメールドメインを組み合わせた判定基準を用意する

同じドメインの会社を分けて管理するには、ドメインだけでなく会社名も判定材料に含めます。例えば、「Aホールディングス株式会社」と「A販売株式会社」が同じ「group.co.jp」というメールドメインを使っているケースです。

それぞれ別会社として管理する場合、コンタクトの会社名とメールドメインを組み合わせて、以下のような判定基準を作ります。

このように「会社名＋ドメイン」で判定すれば、同じドメインを使っている会社でも、法人ごとに区別しやすくなります。

2. 既存の会社レコードと一致するか確認する

次に、コンタクト側の「会社名＋ドメイン」と、既存の会社レコード側の「会社名＋ドメイン」が一致するかを確認します。一致する会社レコードがあれば、本来紐づけたい会社レコードがすでに存在していると判断できます。

その場合は、対象のコンタクトを正しい会社レコードへ関連付けし直しましょう。

一方で、一致する会社レコードがない場合でも、すぐに新しい会社レコードを作成するのはおすすめできません。会社名の表記ゆれによって、既存の会社レコードと一致していないだけの可能性があります。

例えば、以下のような違いがあると、同じ会社でも別の値として判定される場合があります。

このような場合は、新規作成する前に、既存の会社レコードや会社名の表記確認が不可欠です。

3. 一致する会社レコードへコンタクトを再関連付けする

コンタクトの「会社名＋ドメイン」と一致する会社レコードがある場合は、対象のコンタクトを正しい会社レコードへ関連付けし直します。再度、関連付けると、本来は別法人として管理したいコンタクトを誤って紐づいている会社レコードから切り分けることが可能です。

A販売株式会社の担当者が、Aホールディングス株式会社の会社レコードに紐づいていた場合、A販売株式会社の会社レコードに再度関連付けます。それぞれのデータを正しく関連付けることで、会社ごとの担当者や商談履歴、関連取引を整理しやすくなります。

4.一致しない場合は必要に応じて会社レコードを作成する

「会社名＋ドメイン」が一致する会社レコードがない場合は、新しい会社レコードを作成するか判断しましょう。

ただし、前述の通り、会社名の表記ゆれによって一致していないだけの可能性もあります。そのため、まずは既存の会社レコードを確認し、本当に新規作成が必要かを確認しなければなりません。

＞＞HubSpotで企業情報を統合するには？重複レコードを名寄せする方法を解説！

新規作成が必要な場合は、会社名とドメインをもとに会社レコードを作成し、対象のコンタクトを関連付けます。

例えば、「A販売株式会社_group.co.jp」に一致する会社レコードが存在しない場合、A販売株式会社の会社レコードを新しく作成します。そして、作成した会社レコードの内容を確認したうえで、該当するコンタクトをその会社レコードへ関連付けるといった流れです。

同一ドメインの会社レコードを管理するためのHubSpotの設定方法

同一ドメインの会社レコードを分けて管理するには、HubSpot上で「会社名＋ドメイン」を判定できる状態を作る必要があります。コンタクト側と会社レコード側の両方に同じ判定基準を持たせることで、既存の会社レコードと一致するか、不一致として確認すべきかを判断しやすくなります。

ここでは、HubSpot上で同一ドメインの会社レコードを管理するための設定方法を確認していきましょう。

1. 判定用のプロパティを作成する
2. 会社名の不一致を検知するプロパティを作成する
3. 正しい会社へ付け替えるための関連付けラベルを作成する
4. 不一致コンタクトを確認するリストを作成する
5. 再関連付け用のワークフローを設定する

1. 判定用のプロパティを作成する

まず、コンタクト側と会社レコード側に「会社名＋ドメイン」を判定するためのプロパティを作成します。コンタクト側だけに判定用の値があっても、会社レコード側に比較対象がなければ、一致しているかどうかを判断できません。

そのため、コンタクトと会社レコードの両方に同じ基準で照合できるプロパティを用意します。設定例は、以下の通りです。

例えば、以下のような場合、判定用プロパティには「A販売株式会社_group.co.jp」のような値が入ります。

• コンタクト側の会社名が「A販売株式会社」
• メールドメインが「group.co.jp」

会社レコード側にも同じ値があれば、HubSpot上で「このコンタクトはA販売株式会社の会社レコードに関連付けるべき」と判断しやすくなります。

2. 会社名の不一致を検知するプロパティを作成する

次に、コンタクトの会社名と、関連付いている「会社レコード」の会社名を比較するためにプロパティを作成します。このプロパティを用意しておくと、コンタクトに入力されている会社名と、現在関連付いている「会社レコード」の会社名が一致しているかを確認できるようになります。

例えば、コンタクト側の会社名がA販売株式会社なのに、関連付いている会社レコードが「Aホールディングス株式会社」のようなケースです。

この場合、本来はA販売株式会社の会社レコードに紐づけたいコンタクトが、別の会社レコードに関連付いている可能性があります。不一致を検知できれば、対象コンタクトをリスト化し、正しい会社レコードへの付け替えや確認を進めやすくなります。

＞＞HubSpotにおけるコンタクトプロパティ設定の方法を解説！

3. 正しい会社へ付け替えるための関連付けラベルを作成する

会社名の不一致を検知したら、正しい会社レコードへ付け替えるための準備を行います。その際に使用するのが、関連付けラベルです。

関連付けラベルとは、コンタクトと会社などのレコード同士の関係性を区別するためのものです。再関連付け用のラベルを作成すれば、既存の誤った関連付けを整理し、正しい会社レコードに付け替えるワークフローを組みやすくなります。

ワークフローとは、HubSpotに搭載されている条件に応じて処理を自動化するための機能です。詳細は以下の記事をご確認ください。

＞＞事例で学ぶ！HubSpotワークフローでできること＆作成手順ガイド

HubSpotの設定画面から［オブジェクト］＞［コンタクト］＞［関連付け］に進み、「コンタクトから会社」の関連付けを選択します。そのうえで、再関連付け用のラベルとして「関連付け変更用ラベル」を作成してください。

設定した関連付けラベルは、コンタクトと会社の関連付け設定画面から確認できます。

ワークフローで再関連付けを行う場合は、このラベルを使って、付け替え対象となる関連付けを判別できるようにしておきましょう。

4. 不一致コンタクトを確認するリストを作成する

次に、会社名が一致していないコンタクトを確認するためのリストを作成します。不一致コンタクトをリスト化しておくことで、正しい会社レコードに紐づいていない可能性があるコンタクトをまとめて確認できます。

自動処理だけでは判断しきれないケースもあるため、人が確認できる状態にしておくことが大切です。

また、会社名が空欄のままだと、「会社名＋ドメイン」で正しく判定できないため、会社名が未入力のコンタクトも確認対象に含めましょう。

5. 再関連付け用のワークフローを設定する

最後に、正しい会社レコードへ付け替えるためのワークフロー設定です。

ワークフローでは、コンタクト側の「会社名＋ドメイン」と、会社レコード側の「会社名＋ドメイン」が一致する会社レコードを探します。一致する会社レコードがある場合は、対象のコンタクトをその会社レコードへ再関連付けします。

一致する会社レコードがない場合は、必要に応じて会社レコードを作成できるようにしましょう。

ただし、会社名の表記ゆれによって一致していないだけの可能性もあるため、すぐに新規作成ではなく、確認用リストで人が確認できる状態にします。この仕組みを整えておくことで、同じメールドメインを使うグループ会社や関連会社でも、会社名をもとに法人ごとに管理しやすくなります。

同一ドメインの会社レコードを管理する際のメンテナンス方法

「会社名＋ドメイン」で判定する仕組みを作っても、会社名が未入力だったり、表記ゆれがあったりすると正しく判定できない場合があります。そのため、同一ドメインの会社レコードを分けて管理する場合は、定期的にコンタクトや会社レコードを確認し、必要に応じて修正することが大切です。

本章では、HubSpot上で確認しておきたいメンテナンス方法を解説します。

• 会社名がないコンタクトを確認する
• 会社名＋ドメインが一致していないコンタクトを確認する
• 別会社として管理する場合は会社作成フラグを変更する

会社名がないコンタクトを確認する

会社名が未入力のコンタクトは、「会社名＋ドメイン」で正しく判定できません。メールドメインだけでは、どの法人に紐づけるべきか判断しにくくなるためです。

まずは、会社名が未入力のコンタクトを抽出するリストを確認しましょう。対象コンタクトを確認し、会社名を入力します。

会社名を入力した結果、関連する会社レコードと「会社名＋ドメイン」が一致すれば対応は完了です。一致しない場合は、会社レコードとの不一致が発生しているコンタクトとして、次の確認対象になります。

会社名＋ドメインが一致していないコンタクトを確認する

会社名＋ドメインが一致していないコンタクトは、誤った会社レコードに紐づいている可能性があります。

ただし、不一致があるからといって、必ず別会社として扱うべきとは限りません。会社名の表記ゆれによって一致していないだけのケースもあるため、まずはコンタクト側と会社レコード側の会社名を確認しましょう。

例えば、コンタクト側に「フルード」と登録されていて、会社レコード側が「株式会社FLUED」の場合、同じ会社でも別の値として判定されます。この場合は、コンタクトの会社名を会社レコード側の表記に合わせて修正します。

一方で、表記ゆれではなく、実際に別会社として管理したい場合は、新しい会社レコードを作成してください。既存の会社レコードに紐づけるべきか、新規作成すべきかを確認したうえで対応することをおすすめします。

別会社として管理する場合は会社作成フラグを変更する

会社名の表記ゆれではなく、現在関連付いている会社とは別会社として管理したい場合は、「ドメイン/会社名から会社を作成」を「はい」に変更します。

このフラグを「はい」にすると、ワークフローによってコンタクトの会社名とメールドメインをもとに新しい会社レコードを作成できます。その後、会社名＋ドメインが一致するコンタクトを新しい会社レコードへ関連付ける流れです。

具体的には、Aホールディングス株式会社に紐づいているA販売株式会社の担当者を、A販売株式会社の会社レコードとして分けて管理したい場合に使用します。

ただし、同じ会社に複数のコンタクトが存在する場合は注意してください。すべてのコンタクトでフラグを「はい」にすると、同じ会社レコードが重複して作成される可能性があります。

そのため、新しい会社レコードを作成する際は、対象となるコンタクトを1件に絞るなど、重複作成を防ぐ運用ルールを決めておきましょう。

HubSpot上で同一ドメインの会社レコードは「会社名＋ドメイン」で管理する

HubSpotの自動関連付けは、コンタクトのメールドメインをもとに会社レコードへ紐づけられる便利な機能です。同じ会社の担当者を自動でまとめられるため、手動で会社レコードを探して関連付ける手間を減らせます。

ただし、グループ企業や関連会社のように、複数の法人が同じメールドメインを使っている場合はレコードがまとまるケースがあります。本来は別法人として管理したいコンタクトまで同じ会社レコードに紐づくと、商談履歴や担当者情報を会社単位で正しく把握できません。

同一ドメインの会社レコードを分けて管理するには、ドメインだけでなく「会社名＋ドメイン」を判定基準にすることが重要です。コンタクト側と会社レコード側の両方で同じ基準を持たせておけば、既存の会社レコードと一致するか、新しく会社レコードを作成すべきかを判断しやすくなります。

また、正しく判定するには会社名の表記ゆれを減らすことも欠かせません。会社名が統一されていないと、同じ法人でも別会社として扱われたり、本来紐づけたい会社レコードに関連付けられなかったりします。

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