2025.03.03
2025.03.03
HubSpotを活用しているものの「思うように情報を探せない」と感じた経験はありませんか？
実は、HubSpotには強力な検索機能が搭載されています。適切に活用すれば、必要な情報を素早く検索できるため、業務効率の大幅なアップが可能です。
本記事では、HubSpotの検索機能の種類や活用方法を詳しく解説します。検索機能をフル活用することで、作業時間を短縮し、業務の質を向上させましょう。
HubSpotには便利な検索機能がありますが、意外と活用しきれていない方も多くいます。この記事では、HubSpotの検索機能の特徴やできることを詳しく解説していきます。
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コンテンツ目次
HubSpotの検索機能とは？
HubSpotの検索機能には、大きく分けて下記の2種類があります。
- グローバル検索
- プロパティ検索
これらの検索機能の詳細については、次の各セクションで見ていきましょう。
HubSpot グローバル検索
グローバル検索は、企業・コンタクト・取引・チケットなどの情報を横断的に検索できる機能です。HubSpot内の多種多様なデータを一括で検索できるため、目的の情報を即座に見つけられます。
企業情報、コンタクト情報、取引履歴、サポートチケット、ナレッジベースの記事など、さまざまなデータにアクセスできます。例えば、営業担当者が過去の商談履歴を確認する場合や、サポートチームが特定の顧客の問い合わせ履歴を検索する際に、役立ちます。
また、キーワードを入力するだけで該当するデータが一覧で表示されるため、必要な情報へ直感的にアクセスできるのも大きな利点です。
ナレッジベースの記事やサポートチケットの検索にも、対応しています。顧客対応時に素早く解決策を提示できるため、顧客満足度の向上につながります。
HubSpot プロパティ検索
プロパティ検索は、特定のプロパティ（属性）を基にデータを絞り込む機能です。企業・コンタクト・取引などの情報をより細かく検索したい場合に適しています。企業やコンタクトの属性情報を活用して、細かい条件で検索ができるため、特定の条件でデータを絞り込みたい場合に便利です。
例えば、営業部門では、特定の地域の企業や、一定の売上規模を持つ企業をリストアップしたい場合にプロパティ検索を活用できます。マーケティング担当者が、特定の業界の見込み顧客のみを抽出してキャンペーンを実施する際にも有効です。
また、プロパティ検索では、取引の進捗状況や過去の対応履歴をもとに、データをフィルタリングできます。
「成約済みの取引のみ表示」「対応履歴が最新のコンタクトを抽出」といった検索条件を設定することで、特定のデータを素早く見つけられます。
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HubSpotのグローバル検索で対象となるプロパティの設定方法
HubSpotのグローバル検索を活用することで、必要な情報を素早く見つけることができます。ここでは、検索の精度を高めるためのプロパティ設定方法を解説します。
- 手順①：検索対象となるプロパティの確認
- 手順②：検索対象にプロパティを追加
- 手順③：検索精度を向上させるカスタマイズ
HubSpotのグローバル検索は、あらかじめ設定された特定のプロパティを検索対象としています。
そのため、デフォルトの設定のままでも一定の情報は検索できますが、より正確に必要なデータを取得するためには、検索対象となるプロパティを適切にカスタマイズすることが重要です。
例えば、左上のグローバル検索で検索しても「取引プロパティの“お客様の要望”に記載してある内容は検索に引っかからない…」などがあるかと思います。検索対象となるプロパティを変更できれば、“お客様の要望”プロパティに記載されているものも検索出来るようになりますので、その方法をご紹介しますね。
手順①：検索対象となるプロパティの確認
まず、HubSpotの設定画面を開き「プロパティ」を選択してください。
そこで、検索対象とするプロパティを指定し、企業名や取引情報などを選びます。次に、プロパティ編集画面を開き、現在の検索対象を確認し、必要に応じて設定を変更しましょう。
今回は「株式会社テスト」の設定を変更していきます。
手順②：検索対象にプロパティを追加
次に、「株式会社テスト」のプロパティ編集画面で、「グローバル検索結果で表示」のオプションを選択しましょう。このオプションを選ぶと、この企業の情報がHubSpotのグローバル検索で直接検索できるようになります。
検索対象にしたいオブジェクト（企業・コンタクト・チケットなど）ごとに適切なプロパティを追加すると、必要なデータを効率的に取得できます。
手順③：検索精度を向上させるカスタマイズ
検索候補の表示順を調整し、より関連性の高い情報を優先的に表示させるように設定することで、検索精度を上げられます。
また、フィルター機能を活用して検索結果をさらに絞り込んでみましょう。
さらに、不要なプロパティを削除することで、不要な情報を減らし、データベースの正確性を向上させることができます。
この設定により、「株式会社テスト」を含む特定の企業情報が、よりスムーズに検索できるようになります。
検索精度を高めるには、不要なプロパティを削除するのがカギです！シンプルなデータ構成にすることで、より素早く正確に情報を見つけられますよ。
HubSpotの検索機能をカスタマイズすると業務効率を最大化できる
HubSpotの検索機能はデフォルトの状態でも十分便利ですが、前章でグローバル検索のカスタマイズ方法を解説したように、カスタマイズすることで業務のスピードと精度が向上します。
その際のポイントは、下記の2つです。
- 不要なデータを省き、検索精度を向上させる
- チームでの情報共有をスムーズにする
不要なデータを省き、検索精度を向上させる
検索機能を最適化することで、より正確な情報を素早く取得できます。
具体的には、検索対象を必要なデータだけに絞り込む設定をしましょう。不要な情報が検索結果に表示されなくなるため、目的の情報にたどり着きやすくなります。
チームでの情報共有をスムーズにする
検索機能を活用することで、チーム間での情報共有がよりスムーズになります。検索結果を保存し、必要な情報をチームメンバーと共有すると、業務連携がしやすいです。
例えば、マーケティングチームが「特定の製品に興味があり、かつ従業員数が100人以上の企業」という条件でリードを検索します。その検索条件を営業チームと共有すると、営業担当者は優先度を確認しやすくなります。
また、役割ごとに異なるプロパティを活用すれば、それぞれのチームメンバーが必要な情報に素早くアクセスできるため、便利です。
検索機能をより効果的に使うためには、まずは基本的な仕組みを知ることが大切です。この後、HubSpotの主要な検索機能について詳しく解説します！
HubSpot グローバル検索を活用するポイント
グローバル検索は、HubSpot内のさまざまなデータを一括で検索できる機能です。以下のような情報を横断的に検索できるため、業務のスピードと効率を大きく向上させられます。
- 企業
- コンタクト
- 取引
- チケット
例えば、営業担当者が取引先の過去履歴を確認したい場合や、サポートチームが顧客の問い合わせ履歴を検索したい場合に最適です。
また、ナレッジベースの記事やサポートチケットの検索にも対応するため、顧客対応の迅速化にもつながります。
グローバル検索の精度を向上させる方法
HubSpotのグローバル検索の精度を向上させるには、3つのポイントが重要です。
まず1つ目は、フィルター機能の活用です。検索対象を絞り込むことで、不要な情報を除外し、必要な情報だけを抽出できます。例えば「取引」のフィルターで「担当者」や「ステータス」を指定できます。
2つ目は、検索履歴からのアクセスです。過去に検索したキーワードやオブジェクトは、検索窓をクリックすると表示されます。よく検索する情報には、この履歴から素早くアクセスできます。
最後の3つ目は、関連データの活用です。検索結果から、コンタクトに関連付けられた取引や会社に関連付けられたコンタクトなどを、まとめて確認できます。
これらのポイントを活用することで、より正確で迅速に情報検索ができるようになります。
グローバル検索を使えば、あちこち探し回る手間が省けます！検索のコツを押さえて、業務効率をアップしましょう。
HubSpot プロパティ検索の基本的な使い方
一方、プロパティ検索では、特定のオブジェクトを対象に、細かい条件を設定してデータを検索できます。
例えば、企業名や担当者名を指定して検索すれば、該当するコンタクトの情報を素早く見つけることが可能です。取引の進捗状況に基づいた検索をすることで、現在の営業プロセスを把握しやすくなります。
また、商談履歴を検索すると、以前のやり取りを振り返りながら、より適切なアプローチを検討できます。
プロパティ検索を効率化する方法
プロパティ検索を活用することで、特定の条件に基づいたデータを迅速に確認できます。
標準プロパティだけでは対応しきれない場合、カスタムプロパティを作成すると、業種や取引状況など業務に特化した情報を検索できます。例えば、営業は「契約締結済みの企業」を抽出でき、マーケティングは「特定の業界のリード」をすぐに検索可能です。
フィルターを設定することで、不要な情報を除外し、求めるデータへ最短でアクセスしやすいです。プロパティを最適化し、業務に適した検索環境を整えることで、業務のスピードと正確性を向上させましょう。
プロパティ検索を活用すると、必要な情報だけをすぐに抽出できます。特定の条件でリストを作りたいときに大活躍します。
HubSpotの検索機能を活用するメリット
改めて、HubSpotの検索機能を活用するメリットを整理します。具体的には以下の3つです。
- すぐに必要な情報を取得できる
- 顧客データの管理がスムーズになる
- チーム間での情報共有が効率化される
すぐに必要な情報を取得できる
HubSpotの検索機能を活用するメリットは、素早く求めているデータを取得できる点です。営業担当者が過去の商談履歴を調べるときや、マーケティングチームが特定のリード情報を探すときには、大いに役立ちます。
また、部分一致検索に対応しているため、正確なキーワードを覚えていなくても必要な情報を見つけやすくなります。
顧客データの管理がスムーズになる
顧客対応をスムーズに進めるためには、必要なデータに素早くアクセスできることが重要です。HubSpotの検索機能を使えば、営業担当者は企業やコンタクト情報、取引履歴を即座に確認し、顧客の状況を把握できます。
例えば、過去に送ったメールや通話履歴をすぐに検索し、対応履歴をもとにした適切なアクションを取れます。
また、効率的な顧客セグメントができるため、適切なリスト作成をする際に効率的です。マーケティング担当者は条件で顧客を絞り込みやすくなり、プロパティ設定の最適化で、特定業界の取引先や過去の取引先を素早く抽出できます。
加えて、過去の商談履歴や対応履歴を簡単に参照できるため、顧客とのやり取りをより正確に把握し、対応の質を向上させられます。
チーム間での情報共有が効率化される
営業チームとマーケティングチーム、カスタマーサポートチームなど、複数の部署がHubSpotを活用する場合、情報の共有が欠かせません。
検索機能を利用することで、リアルタイムで必要なデータを取得できるため、部門間でスムーズに連携できるようになります。
例えば、営業チームが「特定の商品」に関する過去の商談履歴を検索し、「失注理由」や「顧客のフィードバック」を分析します。その結果をマーケティングチームと共有することで、マーケティングチームは、訴求文章やクリエイティブの見直しなどが可能です。
また、検索結果をフィルターで分類すると、関連データを整理しやすくなります。マーケティング担当者はターゲット顧客を検索しやすくなり、営業担当者は過去の商談履歴を簡単に確認できます。
検索機能を活用すると情報の迷子にならずに済みます！業務の効率が飛躍的にアップするので、しっかりと使いこなしましょう。
HubSpotの検索機能を最適化して業務効率を高めよう
HubSpotの検索機能は、情報検索の手間を減らし、業務のスピードと精度を向上させる強力なツールです。適切に活用することで、必要なデータに素早くアクセスでき、チーム全体の業務効率を大幅に改善できます。
「探したい情報がすぐに見つからない」「データ管理が煩雑で時間がかかる」などの課題がある方は、検索機能の最適化を検討してください。
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