2025.05.31
2025.05.31
「HubSpotのレコード情報をもとに、自由なレイアウトで帳票を作成したい」
そのように思ったことはありませんか？
例えば、HubSpotのレコードに登録された情報をもとに、独自フォーマットのPDFファイルを生成できれば、営業資料や社内稟議書の作成も効率化できます。
しかし、HubSpotの標準機能では、出力形式や帳票の種類に制限があり、柔軟な対応は難しいのが実情です。
そこで今回は、オリジナル帳票を出力できる帳票作成ツール「RepoEasy（レポイージー）」を紹介します。HubSpotと連携し、自由なレイアウトで現場に合った帳票を作成すれば、工数削減や属人化の防止が可能です。
下記の動画では、HubSpotとRepoEasyを活用した帳票作成の具体的な手順や、導入メリットについてまとめています。帳票業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
HubSpotのレコード情報をもとに「うちのフォーマットでPDFを出せたらなぁ…」と思ったことはありませんか？ RepoEasyを活用すれば、帳票の種類もレイアウトも自社仕様で出力できます。
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コンテンツ目次
帳票作成ツール「RepoEasy」とは？
RepoEasyは、HubSpotに蓄積された情報を活用して、PDF形式の帳票を出力できる帳票作成支援ツールです。
HubSpotと連携することで、見積・取引・会社・コンタクトなどのレコード情報を差し込んだ帳票を生成できます。帳票を自動で生成することで、定型業務の効率化や書類作成の属人化を防止できます。
RepoEasyの特長は、出力できる帳票の種類やレイアウトが自由に設計できる点です。
例えば、自社で独自に運用している稟議書や納品書、検収書なども、HubSpotのレコードをもとに帳票化できます。ExcelやWordでの手作業を減らすことで、業務負担の軽減につながります。
また、印影の有無や承認欄の位置など、日本企業特有の帳票文化にも対応可能です。業種や組織規模を問わず、現場の実務に寄り添った帳票が出力できるため、多くの企業で導入されています。
オプロアーツとは？
RepoEasyの帳票エンジンには、日本製の帳票設計ツール「OPROARTS（オプロアーツ）」が採用されています。
OPROARTSは、クラウド上で帳票を作成・出力できるプラットフォームです。テキストや表、画像、バーコードなどを自由に配置でき、HubSpotのプロパティ項目（顧客名、金額、商品明細など）も自動で埋め込めます。
また、日本の商習慣や法規制に準拠している点も大きな特長です。承認印欄や日付フォーマット、社名の表記順など、細かい帳票ルールにも対応しています。
公共・金融・製造業など高い帳票要件が求められる業界でも、採用実績があります。
さらに、作成した帳票デザインはテンプレートとして再利用できるため、更新や追加も効率的です。帳票業務の標準化と生産性向上を同時に実現できる基盤として、RepoEasyの中核を担っています。
帳票は「決まったフォーマットだから…」とあきらめがちですが、レイアウトも項目も自社仕様で出せるなら、毎回の作業が随分楽になりますね。
HubSpotとRepoEasyを連携するメリットとは？
HubSpotの情報を活かして帳票を作成するとき、どこまで柔軟に対応できるのかと気になる方も多いのではないでしょうか。
HubSpotとRepoEasyを連携すると、以下のようなメリットがあります。
- 見積書以外の帳票も出力できる
- レイアウトを自由に設計できる
- HubSpotにある情報を差し込み形式で活用できる
- 帳票作成の自動化が実現できる
ここでは、それぞれについて、具体的な操作感や利用イメージも交えて詳しく解説します。
見積書以外の帳票も出力できる
RepoEasyは、HubSpotの取引・見積・会社などの情報に対応しています。テンプレートを切り替えるだけで、さまざまな帳票の出力が可能です。
HubSpotの標準機能では、出力できる書類は見積書に限られており、ほかの帳票は手動で作成する必要があります。
例えば「稟議書」「検収書」「納品書」などです。このような帳票を都度、WordやExcelで作成しているケースは少なくありません。「契約用」「社内承認用」など、用途に応じて複数の帳票フォーマットを準備し、使い分けられます。
また、帳票の種類を制限されることなく、必要な書類をHubSpotの延長で作成できるため、業務の属人化や二重管理から解放されます。
レイアウトを自由に設計できる
帳票のフォーマットは、業種や企業によってバラバラです。
RepoEasyは、日本製の帳票設計ツール「OPROARTS」を採用しており、企業独自の帳票レイアウトを自由に設計できます。帳票のフォーマットは業種や企業によって異なり、「この位置にロゴを入れたい」「印影は2枠にしたい」といった細かな要望もあります。
しかし、HubSpotの標準機能では、このような調整には対応できません。
その点、RepoEasyでは商品明細の表を2段組みにしたり、備考欄に注意文言をあらかじめ設定したりと、柔軟にカスタマイズできます。
また、印影の有無もプロパティ値に応じて制御できます。例えば、「印鑑あり」とマークされたデータにのみ印影を表示することも可能です。
帳票のテンプレートは「OPROARTS Designer」上で作成・保存し、繰り返し活用できます。現場の業務フローに合わせた帳票設計が実現できるため、再作業やフォーマットのズレによるトラブルも防げます。
HubSpotにある情報を差し込み形式で活用できる
RepoEasyは、HubSpotのオブジェクトに登録されたプロパティ情報を、そのまま帳票に差し込める仕組みを備えています。
帳票作成時に、顧客情報や商品データを手動でコピー＆ペーストする必要はありません。OPROARTS Designerで差し込み欄を事前に設定しておくことで、帳票出力時に情報が自動反映され、作業の手間や転記ミスを大幅に削減できます。
特に商品点数が多い案件や、複数の担当者が関与するケースでは、情報の整合性を保ちやすくなるのもメリットのひとつです。
また、複数レコードにまたがる商品一覧などのデータも繰り返し表として取り扱えるため、より複雑な帳票にも柔軟に対応できます。
帳票作成の自動化が実現できる
RepoEasyは、HubSpotのワークフロー機能と連携して、帳票の出力から送信を自動化できます。
例えば「契約済みになったらPDFを自動生成」といった設定ができます。また、作成した帳票を特定の宛先に自動送信することも可能です。
ワークフローに承認フローを組み合わせることで「承認済みの取引に限って帳票を出力」といった設定もできます。
このように帳票作成を自動化することで、現場の工数を減らせます。作業の抜けや確認漏れの防止にもつなげることが可能です。
「そもそもHubSpotの見積もり機能はどこまで使えるのか？」を整理したい方は、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。
＞＞HubSpotの見積もり機能を使うべき理由を解説！課題や解決策も
HubSpot単体で見ても多機能ですが、帳票まわりはやはり限界があります。RepoEasyを組み合わせれば、HubSpotをより便利に使えるようになります。
HubSpotの画面から帳票を出力する手順
帳票作成ツールと聞くと「設定が複雑そう」「現場で使いこなせるか不安」という声も少なくありません。
しかし、RepoEasyはHubSpotの画面とシームレスに連携できます。そのため、特別なスキルがなくても、帳票をスムーズに出力可能です。ここでは、HubSpotの画面から実際に帳票を出力するまでの基本的な流れを4ステップで紹介します。
1. 帳票を出力したいオブジェクトを開く
まずは、帳票の元となるHubSpotオブジェクト（データを分類する際の種類）を開きます。例えば「見積」や「取引」「会社」など、帳票に反映したい情報を含んだオブジェクトを選びましょう。
この時点で登録されているプロパティの値が、そのまま帳票に差し込まれるイメージです。
会社情報を出すなら会社レコード、案件書類なら取引レコードを選ぶなど、目的に応じて出力元を選びます。RepoEasyはさまざまなオブジェクトに対応しているため、複数の業務にまたがる帳票作成も効率的です。
2. 右カラムの連携カードから「作成する」をクリックする
HubSpotのレコード画面を開くと、右側のパネルに「外部連携」カードとしてRepoEasyのメニューが表示されます。
ここに表示される「帳票を作成する」ボタンをクリックすることで、テンプレート選択画面に進むことができます。この操作はHubSpotの通常業務の延長線上にあるため、新しいシステムを立ち上げる必要もなく、画面遷移も最小限です。
現場のメンバーが日常的に使うUIの中で完結する設計なので、導入ハードルの低さも魅力のひとつです。
3. テンプレートを選択し、出力内容をプレビューで表示する
続いて、表示されるのがテンプレート選択画面です。ここで請求書用テンプレートや稟議書用テンプレートなど、あらかじめ設定された帳票フォーマットから出力したいものを選んでください。
選択すると、HubSpot上のレコード情報が差し込まれた状態で、PDFのプレビューが即時に表示されます。表示された内容をもとに「このまま出力してOKか」をその場で確認できるため、帳票の誤送信や記載ミスの予防ができます。
テンプレートの構成やデザインはあらかじめ設定できるため、利用者はテンプレートを選ぶだけで済み、操作もシンプルです。
4. 帳票を出力する（PDF化 or 自動送信）
最終ステップは、帳票の出力処理です。
プレビューに問題がなければ、プレビュー確認後、PDFダウンロードやメール送信が可能です。HubSpotのワークフローと連携すれば、自動化もできます。
帳票の出力や送信を自動化することで、帳票作成にかかる人的コストを最小限に抑えられます。
HubSpotの操作フローにそのまま組み込まれているから「あれ、どこから出すんだっけ？」みたいな混乱がないのが助かりますね。
帳票テンプレートの作成手順
帳票出力の利便性を左右するのが、テンプレートの設計です。
RepoEasyでは、OPROARTS Designerを使って、帳票テンプレートを作成できます。一度テンプレートを用意すれば、現場では選ぶだけで帳票を出力できるようになるため、業務の属人化も防げます。
ここでは、帳票テンプレートを作るまでの基本的な流れを4ステップで確認しましょう。
1.新規作成から見積書のテンプレート画面を開く
テンプレートの作成は、RepoEasyからOPROARTS Designerにログインしてスタートします。まずは「新規作成」メニューからテンプレートの種類を選び、ベースとなる画面を開きます。
OPROARTS Designerの特長は、帳票設計専用のクラウドツールで、直感的なUIでレイアウトを組める点です。「見積書」「請求書」「稟議書」「検収書」など、用途に応じたフォーマットがあり、自社の帳票事情にあわせて使用できます。
また、テンプレート作成時に、用紙サイズやフォント、余白などを細かく調整できるため、印刷時のズレや文字切れを防げます。
2.差し込み項目を配置
次は、HubSpotのプロパティ情報をテンプレートに差し込む作業です。
例えば「会社名」「部署名」「取引担当者」「商品明細」「金額」など、必要な情報を差し込み項目として画面上に配置します。この作業はすべてドラッグ＆ドロップで行え、難しいスクリプトやコードの知識は必要ありません。
HubSpotのプロパティ値に応じて、印影の有無を条件で分けられるため、1つのテンプレートでも柔軟な運用ができます。
また、商品が複数ある場合には、繰り返し表（ループ処理）も可能です。明細が多い帳票でもきれいに整った状態で出力できるよう設計されています。
3.テンプレートとして保存・再利用
差し込み項目を配置し終えたら、テンプレートを保存します。
一度作成したテンプレートは、帳票の種類ごとに保存・呼び出しが可能です。そのため「営業用」「社内用」「得意先別」など、使い分けにも対応できます。
帳票の種類が複数ある場合も、基本レイアウトを複製して一部だけ調整することで、ゼロから何度も作り直す手間がかかりません。
また、テンプレートにはバージョン管理機能があります。「誰が」「いつ」「どのテンプレートを使ったか」が確認できるため、社内での管理も安心です。
4. HubSpotと連携するマッピング設定を行う
最後が、HubSpotと帳票テンプレートの「マッピング設定」です。テンプレートに差し込んだ各項目と、HubSpot上のプロパティを対応づける工程です。
「顧客名」には、HubSpotの「会社名」プロパティを割り当てます。「合計金額」欄には「見積金額」プロパティを設定します。
この設定は画面上で一覧化され、ドラッグ＆ドロップで割り当てられるため、特別なツール知識は不要です。
設定が完了すれば、テンプレートとHubSpotデータのひも付けは完了です。あとは帳票出力時に、レコード情報が自動で反映されるようになります。
テンプレートは、一度作れば終わりじゃなくて「社内用に1行追加したい」とか意外と調整したいときがあります。その点、再利用しながら細かくカスタムできると、本当に助かりますよね。
HubSpotとRepoEasyの連携に関するよくある質問
RepoEasyとHubSpotの連携を検討する際、「自社でも使えるのか」と、不安に感じる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、実際によくいただく質問をピックアップし、仕様や導入前に確認しておきたいポイントをQ&A形式でまとめました。
どのオブジェクトに対応していますか？
RepoEasyは、HubSpot上の主要なオブジェクトに対応しています。
具体的には「見積」「取引」「会社」「コンタクト」はもちろん、「チケット」や「カスタムオブジェクト」にも対応可能です。例えば、案件に紐づく稟議書も、差し込み対応の形式なら問題なく出力できます。
複数のオブジェクトをまたいで帳票に反映したい場合は、テンプレートとデータ構造の設計が重要です。その点も含めて、サポートを受けながら進められます。
ワークフローで自動送信はできますか？
RepoEasyはHubSpotのワークフロー機能と連携し、帳票の自動生成や自動送信に対応しています。
例えば「取引ステージが契約済みに変わったら納品書を生成する」といった条件をあらかじめ設定しておけば、自動的に帳票が作成されます。帳票はPDF形式で出力され、メールに添付して自動送信することも可能です。
加えて、クラウドストレージへの保存や社内通知との連動も設定でき、業務全体の流れを一元化しやすくなります。
定型業務をワークフローに組み込むことで、作業漏れや対応の遅れを防ぎ、業務全体のスピードアップが期待できます。
帳票に承認フローはつけられますか？
RepoEasyでは、帳票出力前に「承認が必要」といったステータスをあらかじめ設定できます。
例えば、営業担当者が帳票を作成し、承認が済んでからPDF出力を許可するというような、2段階の処理にも対応しています。このプロセスは、HubSpotのワークフローに組み込む方法と、RepoEasy側で条件を設定する方法のいずれも選択可能です。
また、ステータス管理やコメント欄の設置によって、承認プロセスを可視化する仕組みも整っています。「誰が」「いつ」「何を承認したのか」といった記録も自動で残せるため、運用上のトレーサビリティも確保できます。
料金体系とHubSpot側の条件は？
RepoEasyの料金は、月額5,000円から利用可能で、用途や帳票数に応じたプランが用意されています。帳票の出力件数やテンプレート数、サポートの範囲などによってプランが分かれているため、必要に応じて柔軟に選択できます。
なお、HubSpot側では「Starterプラン」以上であれば、連携が可能です。見積機能やワークフローを使いたい場合は「Sales Hub Professional」以上のプランを検討しましょう。
ただし、帳票の出力だけであれば、Starterプランでも基本的な連携機能を利用できます。導入前に、HubSpot側のプラン内容や既存の利用状況を確認しておくと安心です。
＞＞【解説動画あり】HubSpotの料金はいくら？価格や費用をプランごとに解説
帳票テンプレートの作成代行はありますか？
RepoEasyでは、導入企業向けに帳票テンプレートの初期作成を代行する有償オプションを提供しています。「テンプレート作成に不安がある」「Excel帳票をそのまま再現したい」といった声があり、テンプレート構築からマッピング設定まで対応します。
また、一度プロに任せてベースを整えておくと、現場ではテンプレートを選ぶだけの運用にシフトできる点はメリットです。
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HubSpotとRepoEasyを連携して帳票作成をスムーズにしよう
HubSpotとRepoEasyを連携すれば、各種帳票を、自社仕様のテンプレートで出力できるようになります。帳票のレイアウトや内容を自由に設計できるため、統一感のあるプロフェッショナルな書類を作成できます。
また、HubSpotのプロパティと連動させて情報を差し込み、出力や送信まで自動化することも可能です。
これまで、ExcelやWordで手作業していた帳票も、HubSpotの延長で完結できるようになります。その結果、作業ミスや属人化のリスクを減らしながら、業務スピードも向上します。
「HubSpotでは少し物足りない」と感じていた帳票出力の悩みも、RepoEasyで解決できるかもしれません。
帳票業務の効率化と品質向上を両立したい方は、ぜひ導入を前向きに検討してみてください。
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