2024.10.30
2024.10.30
特定のステージに入った取引を、第三者の承認を得てから先に進める仕組みにしたいと考えていませんか？
HubSpotのワークフローを使えば、営業プロセスに承認フローを実装可能です。HubSpotで承認フローを1本化できれば、承認漏れや見落としの防止につながるため、業務効率化が進みます。
本記事では、その具体的な方法を画像付きで分かりやすく解説します。
現在、社内で承認制度を設けているものの、依頼漏れや依頼方法がバラバラで管理ができていない会社も少なくありません。
ぜひ最後まで読んで、実際に作業へ取り組んでください。
作業で不明な点がありましたら、無料相談会でお伺いのうえサポートが可能です。お気軽にご連絡ください。
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また、HubSpotの公式チャンネルで、営業プロセスにおける承認フローの管理方法を解説しています。一度確認した上で、本記事を読み進めてください。
コンテンツ目次
HubSpotの取引パイプラインで承認フローを管理できる
HubSpotには、直接的に承認フローを管理する機能はありません。
ただし、ワークフロー機能を使用すると、取引パイプラインで、承認フローを管理できるようになります。
HubSpotのワークフローとは、業務プロセスを自動化する機能のことです。
営業の現場では、日々さまざまな承認が必要です。取引先企業の与信調査や反社チェック、見積もりの提出前などに第三者の承認を得ることで、コンプライアンスを遵守して取引を進められます。
できるかぎり仕組み化して、ミスや漏れのない営業フローを確立することが大切です。
HubSpotで承認フローの管理が必要になる主な具体例3つ
では、実際の現場で、承認が必要となりうるシーンはどのようなものがあるのでしょうか？
具体的には、以下のようなケースが考えられます。
- 見積もり提案に上長承認フローを設定するケース
- 顧客提案前に、提案内容の承認フローを設定するケース
- 取引開始前に与信、反社チェックを設定するケース
自社の取引フローを思い出しながらご確認ください。
見積もり提案に上長承認フローを設定するケース
1つ目は、見積書を取引先に提出する際です。
見積もり提案は、営業活動において非常に重要です。そのため、取引先に見積書を提出する前に、上長承認を必ず行うなどのルールを定めている企業が多くあります。
見積書の確認事項としては、項目や掲載内容に誤りがないか、合計金額や値引き率は正当かといった点です。
Slackやメールなどのツールで承認依頼をすると、見落としや依頼漏れの要因になります。そのため、HubSpotで承認方法を統一し、仕組み化することでミスを防止できます。
顧客提案前に、提案内容の承認フローを設定するケース
2つ目は、顧客に提案する前に、提案内容を上長に確認する場合です。
このケースも見積もりと同様、顧客からの信頼を左右する営業活動のひとつです。提案書の提出前に第三者の目を通すことで、人的ミスや提案書の質向上につながります。
顧客に提出する以上、誤字脱字や数字などの間違いなどは、あってはなりません。より良い提案があれば、上長からフィードバックすることも可能です。
そのため、顧客提案前に上長確認を設けるメリットは多いです。
取引開始前に与信、反社チェックを設定するケース
3つ目は、取引開始前に与信、反社チェックを行う場合です。新規の企業と取引を開始するにあたっては、取引先の信頼性を確認する会社がほとんどです。
与信調査や反社チェックは営業担当者ではなく、総務や法務などの別部署の担当者が担当するケースが多いため、依頼方法を統一する必要があります。
株式会社FLUEDはHubSpotのDiamondパートナーです。HubSpotの活用方法に関する相談会を無料で開催しているので、お気軽にお越しください。
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取引パイプラインで承認フローを管理する手順
取引パイプラインで承認フローを管理するには、以下の手順に沿って進めます。
- 承認フロー全体像を作成する
- パイプライン内のルールを変更する
- ワークフロー画面を編集する
- 実際の画面上でワークフローが機能しているか確認
1.承認フロー全体像を作成する
標準機能には承認フロー機能がないため、ワークフローを使って承認フローを管理することになります。
承認申請フローの全体像は、以下の図を参考にしてください。
具体的な活用方法は、以下のようなイメージです。
- 営業部で承認申請のフローまで来たら、バックオフィス部門でワークフローが新規作成される
- バックオフィス部門で2名の見積もりチェックに入る
- バックオフィス部門の承認が済んだら、営業部に権限が戻り、次のステータスに進める
このポイントを理解し、自社のフローに合わせて設定しましょう。
2.パイプライン内のルールを変更する
承認フロー管理を行いたいパイプラインを選択し、上部にある「パイプラインルール」タブをクリックします。
その後、次の手順の通り「取引のステージ省略を禁止」・「取引編集アクセス権を制御」を設定していきます。
「取引のステージ省略を禁止」の設定
「取引のステージ省略を禁止」を、全てのステージに対して設定します。この機能は、パイプライン上のステージを、1個ずつしか進められないように制御するものです。
「取引のステージ省略を禁止」を設定していないと、承認が必要な部分を担当者が飛ばせてしまうため、この画面で設定します。
「取引編集アクセス権を制御」の設定
次に、「取引編集アクセス権を制御」の設定をします。これは、編集アクセス権を制限する機能のことで、ステージごとにステータスの編集権限を変更可能です。
下記の画像の例だと、承認申請のフェーズまで進むと、営業担当者からステータスの編集権限を外すようにしています。
承認申請の項目のなかの「スーパー管理者のみ」を選択することで、指定の担当者が確認できる設定になります。
3.ワークフロー画面を編集する
次に、特定のステージから次のステージへ移行する行為を、ワークフローで処理するように設定します。
左サイドバーの「自動化」の中から、「ワークフロー」を選択してください。
ワークフローを選ぶと、下記の画面が表示されます。
「ワークフローを作成」から、「新規のワークフロー」＞「ゼロから作成」を押下し、承認申請フローの中身を作成していきます。
チケット登録トリガーで、パイプラインが承認プロセス、かつ承認完了になるという条件を設定してください。
次の条件では、関連づいている取引のプロパティー値が、指定されたパイプラインにて承認済みに移るように設定してください。
上記を設定することで、ワークフローの作成が完了します。
4.実際の画面上でワークフローが機能しているか確認
ワークフロー設定後、営業担当者の画面でどのように見えているのか、確認します。
各取引画面にて、ステージが営業担当者の画面で変更できなくなっていれば、設定は完了です。
承認フローを設けることで依頼フローが仕組み化され、スピーディーな営業活動ができるようになります。多少工数はかかりますが、おすすめいたします。
HubSpotの承認フロー管理を行い、質の高い営業活動を実施しましょう
本記事では、承認申請フローの管理方法を解説しました。
- 特定のステージから次のステージへの移行時に、ワークフローで承認プロセスを管理する
- 承認を飛ばして先に進めないようにする
上記2点を行い、取引パイプラインに承認フローを設定しています。
なお、承認フローを管理するには、ワークフロー機能を使用するため、Professionalプラン以上のライセンスが必要です。
また、この設定を行うと、取引パイプライン全体にルールが適用されます。仮に、承認プロセスの箇所のみを対象とする場合は、取引から取引に関連づける設定が別途必要です。
複雑な設定のため、不安な方は、HubSpotのプロに相談しましょう。
弊社、株式会社FLUEDは、HubSpot社公式の認定パートナーです。無料相談会を開催しているので、気になる方はご参加ください。
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