2023.10.30
2024.06.10
CRMの移行を進める際は、セキュリティ関連の問題をクリアしつつ、情報漏えいのないように安全にデータを移すことが大切です。
CSVファイルを利用して移行する場合でも、データの加工ミスやセキュリティ上のリスクがある点に注意してデータ移行を進めましょう。
この記事ではCRMのデータ移行で気をつけるべきポイントについて解説します。さらにデータ移行を自動化できる便利なツールも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
コンテンツ目次
CRMへのデータ移行を実施する背景
昨今は高機能なCRMの登場により、旧式から新型へとCRMを移行するケースが増えてきました。またMAやSFA、CRMに存在する各データを1つのツールに統合して情報共有を効率化する際にも、データ移行が欠かせません。
以前のCRMは広く一般向けにメール配信をする機能がメインでしたが、現在は顧客ニーズを狙い撃ちしたメルマガ配信ができるCRMが人気です。MAやSFAの機能も統合することで、詳細に顧客行動を分析できるCRMも注目されています。
たとえば新型CRMの場合、顧客行動のタイミングに合わせたキャンペーン告知や、業種や購入履歴などのさまざまな属性をもとにしたセグメント配信などを簡単に行える点が魅力です。
さらにMAやSFAなども搭載されていて、一連の営業プロセスを管理できるCRMを利用すると、部門間のリアルタイムな情報共有も可能です。
新しいCRMに移行して情報共有を効率化すると、より効果的にリードに対してアプローチできるでしょう。その結果、業務効率化による顧客のリピート率や商談化率の向上が期待できます。
しかし新システムへの移行には、移行時のセキュリティー関連のリスクや手間が課題になることもあります。
CSVを利用したCRMのデータ移行で注意すべきポイントとは？
簡単にCRMの移行を進める場合、まず考えられるのがCSVを利用したデータ移行です。
実際にCRMとして人気のある「HubSpot」や「Salesforce」に顧客データをインポートする際には、CSVの利用が推奨されています。
しかしCSVファイルを使ってデータ移行する場合、情報漏えいのリスクやデータ加工の手間がつきものなので注意が必要です。
たとえば旧システムからCSVデータをダウンロードして、パソコンに一時保存する際には、ウイルス感染やデータの持ち出しによる情報漏えいのリスクが考えられます。
またCSVデータを移行先のCRMのシステムに合わせて加工する手間も考える必要があります。CSVを扱いなれていないと、CSV加工の難易度が高く感じられるかもしれません。加工でミスをした場合は、データをうまくCRMに取り込めない可能性もあります。
以上のように、簡単そうに見えるCSVを使ったCRMのデータ移行にも、思わぬリスクや手間が考えられるのです。次にHubSpotやSalesforceを例に、実際のデータ移管についてみていきましょう。
HubSpotやSalesforceのデータ移管について
ここでは、HubSpotとSalesforceのデータ移管について解説します。
HubSpotへのデータ移管
まずは旧システムにあるデータを、CSVでエクスポートします。エクスポートしたデータをHubSpotのシステムに合わせて加工しましょう。
加工の際は、以下のファイル要件や技術的な制限を守る必要があります。
- .csv、.xlsx、または.xlsファイルのみインポート可能
- 1シートのみが含まれていること
- ヘッダー行が含まれていること
- 各列のヘッダーがHubSpot内の特定のプロパティーに対応する
- 含まれる列は1000未満であること
- 英語以外の文字が含まれる場合は、UTF-8でエンコードされていること
- Excelファイルの日付／時刻プロパティーをインポートする場合は、数値の書式のセルが含まれていること
- 小数を使用する米ドルの形式の通貨データのみが含まれていること（例：123.45）
データ加工が完了したら、HubSpotに顧客データを移管する作業に入ります。まずはダッシュボード右上にある歯車マークの「設定」をクリックしましょう。
その後、画面左側のメニューから「インポートとエクスポート」を選択。続いて「インポートへ」をクリックすると次の画面に移行します。
上記の画面で「インポートを開始」をクリックして、以降は案内に従って作業を進めると、下記のアップロード画面に移行します。
ファイルを指定してデータをアップロードすると、顧客データをインポートできます。
インポートする前には、マッピングと呼ばれる作業も必要です。マッピングとは旧システムのデータ項目を新システムのデータ項目に対応させることです。HubSpotにインポートする場合は、ファイルのヘッダーとHubSpotのプロパティを対応させます。
引用：HubSpot公式ページ
Salesforceへのデータ移管
Salesforceへのデータ移管を進める際には、データローダと呼ばれるサービスを利用するのが一般的です。データローダとは、外部データを一括でSalesforceにインポートしたり、Salesforce内部のデータをエクスポートしたりするためのアプリケーションです。
データローダはSalesforceの公式ページよりダウンロードできます。
データローダを使ってSalesforceへデータをインポートする場合も、HubSpotと同様にCSVデータの加工が必要です。顧客要件に従ってデータを切り分けたうえで、下記の要件を守って整える必要があります。
- インポートファイルは、20 MB 以下のコンマ区切り (.csv) 形式にする
- アンダースコア ( _ ) で開始し、タイトルケースのフィールド名を続ける
- ヘッダー内またはヘッダー周囲のスペースを削除する
- _MobileNumber、_Locale、および _ContactKey の必須フィールドを含める
- モバイル番号にはロケールコードと市外局番の数値を含める
- プラス記号 (+)、ハイフン (-)、括弧などの特殊文字を削除する
- タイムゾーンベースのメッセージ送信を使用する場合は、_UTCOffset と _IsHonorDST の値を追加する
- ショートコードまたは特定のキーワードをオプトアウトした連絡先をインポートする場合は、「Unsubscribe」 (購読取り消し) という値を含む _Status 列を追加する
HubSpotやSalesforceを例に、CSVを利用したデータ移管の概要を解説しましたが、システムに合わせてデータを加工する必要があるため手間がかかります。
さらに加工の途中でミスをするとデータが正しく取り込まれずに、間違った情報をもとにメルマガが配信されたり、レポーティングされたりするリスクもあります。
そこでCRMのデータ移行時のリスクを回避し、正確性を担保しながら、簡単に移行を完了させる手段として自動化ツールの利用もおすすめです。
より安全に/スムーズにCRMのデータを移行するには
引用：IMPORT2
IMPORT2はHubSpotやsalesforce、pardotなどの50以上のアプリケーションに対応したデータ移行の自動化ツールです。旧システムから新システムをワンクリックで自動連携して、データ移行を行えるためCRMの刷新に役立ちます。
またCSVを利用せずにデータ移行が行えるため、情報漏えいのリスクを回避でき、データ加工の手間も不要です。正確なデータ移行を短時間で行えるため、CRMのデータ移行を効率化したい場合は利用を検討してみてください。
弊社FLUEDは、IMPORT2社のパートナーとなりました。初期環境セットアップ費用の5万円と、以下の移行費用でご依頼をいただけます。
| 項目 | 料金 |
| データ移行費用（50,000件まで） | ￥69,800〜 |
| データ移行費用（50,000〜100,000件） | ￥139,800〜 |
| データ移行費用（100,000件以上） | 要見積り |
IMPORT2の利用をご検討の場合は、次のページからお申し込みください。
㈱FLUED、米国IMPORT2社のCRMデータ移行ツール取扱開始 ～CSVファイルを使用せずにMA・CRM・SFA間のデータ移行が可能に～
まとめ：CRMのデータ移行を簡略化したい場合は自動化ツールの利用がおすすめ
CRMのデータ移行をCSVを介して実施すると、データのエクスポートとインポートの過程で情報漏えいのリスクがあります。さらに旧システムのデータを新システムに合わせて加工する必要もあるため、初心者にとっては難易度が高く大きな負担を感じるかもしれません。
CRMのデータ移行を簡略化したい場合は、50以上のアプリケーションに対応したデータ移行の自動化ツール「IMPORT2」の利用を検討してみてください。
「IMPORT2」は、弊社FLUEDでも取扱っていますので興味がある場合は、ぜひご相談ください。
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