2025.05.31
2025.05.31
HubSpotにユーザーを登録する際に、部署の共有アドレスやメーリングリスト（メーリス）を使いたいと考えることはありませんか？
「info@～」や「sales@～」などを登録すれば、複数名で共有しながら効率的に使えます。
しかし、運用上の注意点や非推奨とされる理由も存在し、安易な設定はリスクを伴うケースも少なくありません。
そこで本記事では、HubSpotに共有アドレスを登録する方法とおすすめしない背景を解説します。あわせて、注意すべき落とし穴や、安全かつ効率的に活用するための代替案についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
共有アドレスで登録できたらユーザー数を抑えられると思いがちですが、実は落とし穴もあります。不安な方は、HubSpotの専門家に直接相談するのがおすすめです。
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コンテンツ目次
HubSpotのユーザーをメーリングリストに登録できる？
結論から言うと、共有アドレス（メーリングリストなど）をHubSpotユーザーとして登録すること自体は可能です。
ただし、HubSpotが推奨する運用方法とは異なり、留意すべき点がいくつか存在します。
共有アドレス（メーリングリスト）の登録は技術的には可能
共有アドレスであっても、通常のユーザー追加手順でHubSpotに登録できます。特別な操作や管理者権限の設定変更も不要で、入力すればそのまま招待が可能です。
実際には、HubSpotの設定メニューから「ユーザーとチーム」を選択し、「ユーザーを追加」ボタンを押してメールアドレスを入力するだけです。登録後は、該当アドレスに届いた招待メールから認証することで使用できるようになります。
実際に、運用している企業も一定数あり「複数名で1アカウントを使える」という点に魅力を感じることが理由です。
しかし、HubSpotのシステム上は「登録できる」ことと「適切に運用できる」ことは別である点に注意してください。
＞＞HubSpotの権限とは？ユーザーに権限を付与・編集する方法を徹底解説
HubSpotが個人アカウントを推奨する理由
HubSpotでは、以下のようにユーザーごとに個別アカウントを作成することが公式に推奨されています。
| このEメールアカウントには、ユーザーに専用で、チーム内で共用しないEメールを使用してください。 |
このように個人アカウントが推奨される背景には、いくつかの重要な理由があります。
まず、セキュリティ上の観点です。個人アカウントであれば、2要素認証を各自で管理でき、不正ログインなどのリスクを軽減できます。
次に、ログの透明性です。ユーザーごとにアクション履歴が紐づくため「誰がどの対応をしたのか」が明確になります。
チームで1つの共有アドレスを使ってしまうと「誰が誤って顧客データを削除したのか」などが不明確になりやすいです。そのため、トラブルの原因究明に時間がかかりやすくなります。
また、セキュリティインシデントが発生した際にも、特定のユーザーの行動履歴が追えません。共有アドレスでは、トラブル時の原因究明が難しくなります。
さらに、利用規約上の観点からも、共有アカウントでの利用は原則推奨されていません。
公式ナレッジベースでも個人アカウントでの運用が明示されており、共有アドレスでの運用は規約違反と解釈される可能性もあります。
個人アカウントを推奨する旨は、HubSpotの利用規約に記載されています。
HubSpotのユーザーをメーリングリストで登録する背景
ここでは、共有アドレスでの登録が検討される主な理由を整理します。
- ユーザーライセンスの費用削減
- チームでの情報共有・業務効率化
特に、BtoBの現場で起こるケースを中心に見ていきましょう。
ユーザーライセンスの費用削減
HubSpotは、ユーザーごとにライセンス費用が発生する仕組みです。
そのため、1人ひとりにアカウントを発行すると、利用料が膨らんでしまいやすくなります。このような状況から「sales@〜」「info@〜」といった共有アドレスを1つ登録し、複数名で使い回せないかと考えがちです。
特に、小規模なチームやコスト意識の高い企業では「まずは試しに使ってみたい」と軽い気持ちで共有アドレスを登録する場合もあります。
「コスト削減のためにメーリスを活用したい」といった問い合わせは、実際の運用現場でもたびたび見受けられるものです。
チームでの情報共有・業務効率化
営業チームやカスタマーサポート部門などでは、複数名で同じメールアドレスを使っているケースもあります。
例えば、外部用のメールアドレス「info@〜」を1つ登録すれば、メンバー全員がHubSpot上で受信内容を確認・対応できます。実際に、運用の手間が省けるという理由から、このような共有運用を前向きにとらえる声も少なくありません。
そのため「チームで一元的に対応するために、共有アドレスをHubSpotに接続したい」という要望が出てきます。
しかし、このような使い方には、ログ管理や認証の面などでのリスクが潜んでいる点に注意が必要です。例えば、誰がどの操作をしたか履歴を追えなくなる、退職者がアカウントを使い続けるといったトラブルが発生する恐れがあります。
共有アドレスの登録は、一見コストを抑えられるように見えますが、運用面では思わぬ課題が出てきます。判断に迷う場合は、事前に株式会社FLUEDまでご相談ください。
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メーリングリスト・共有アドレスを運用する際の注意点
共有アドレスをHubSpotに登録することは可能ですが、運用面では注意すべきリスクがいくつかあります。
共有アドレスを運用する際に押さえておきたいリスクは、主に以下の3つです。
- 2要素認証（2FA）の突破がハードルになる
- 操作ログが追えなくなるリスクがある
- 利用規約に抵触する恐れがある
特に、認証・ログ管理・規約違反に関わるポイントは、見落とされやすく注意が必要です。
2要素認証（2FA）がハードルになる
HubSpotでは、ユーザーアカウントごとに2要素認証（2FA）が必須です。
共有アドレスで運用する場合、複数名が1つのアカウントにログインするため、2FAのコード共有が発生します。誰が認証するかをその都度確認する必要があり、スムーズなログインを妨げる原因にもなります。
一時的には運用できたとしても、認証のたびに手間がかかることから、実務上の支障が出やすい点がデメリットです。
作業履歴が追えなくなるリスクがある
共有アドレスで運用していると「誰が何をしたか」が不明確になりやすいです。誰かがコンタクト情報を変更しても、その操作がチームの誰によるものかが特定できません。
営業活動や問い合わせ対応の履歴を可視化・管理したい企業にとって、ログの曖昧さが大きなデメリットです。
HubSpotは顧客接点を正確に記録・共有するためのツールであり、担当者単位で履歴を残す運用が基本設計とされています。そのため共有アドレスによるログの不透明な運用とは本質的に相性がよくありません。
ログの不透明さによって、トラブルの責任所在が不明確になったり、対応漏れが発生したりするケースも考えられます。
規約違反になる場合がある
HubSpotの運用においては、知らないうちに規約違反となる設定を実施してしまうケースもあります。特に、チーム共有のメールアドレスを使ったユーザー登録や接続は、注意が必要です。
先ほどもお伝えしましたが、HubSpotの公式ヘルプページでも、グループアドレスを個人アカウントとして使うことは、推奨していません。この規定を踏まえると、アカウント情報は本来、個人単位で管理すべきものです。
たとえ意図的でなかったとしても、将来的にアカウント停止やサポート対象外となるリスクがあります。このようなトラブルを避けるためにも、導入時のユーザー設定は正しく整備することが重要です。
メーリングリストや共有アドレスを使った運用は、一見便利に思える反面、セキュリティやログ管理、規約面でのリスクが潜んでいます。後からトラブルにならないよう、導入時から個人アドレスでの正しい設定を徹底しましょう。
共有のアドレスをHubSpotで利用する際の代替案は？
では、共有アドレスを使わずに、コストを抑えながらチームで効率的に運用するにはどうすればよいのでしょうか。
ここでは、導入の段階で検討すべき代替案として、以下の2つをご紹介します。
- 個人アカウントとメール転送を組み合わせる
- 権限設定や無料枠でアカウント数を最適化する
いずれも、セキュリティを確保しつつ業務効率を損なわない方法です。順番に詳しく解説していきます。
個人アカウントとメール転送を組み合わせる
最も現実的で安全性の高い代替案は、個人ごとのHubSpotアカウントを発行することです。その上で、外部向けの共有アドレスを各担当者のアドレスに転送設定すれば、共有アドレス宛の問い合わせにも対応できます。
この運用により、各自の個人アカウントでHubSpotにログインしながらも、共有アドレス宛の問い合わせ内容を確認・対応することが可能です。
個別アカウントでログインすれば、2要素認証やアクセス履歴の記録といったセキュリティ機能が適切に働きます。
また、ユーザーごとに対応履歴が残る点もメリットです。「誰が・どの顧客に・何を対応したか」が明確になり、チーム全体の透明性も保たれるようになります。
「チーム全員が受信内容を確認できる体制は維持したい」と考える方には、効果的な運用方法です。
権限設定や無料枠でアカウント数を最適化する
コスト面から「ユーザー数をできるだけ抑えたい」と考える方もいます。その場合には、HubSpotの権限管理や無料ユーザー枠を活用すれば、不要なライセンスを削減することが可能です。
例えば、HubSpotには「閲覧専用ユーザー」や「マーケティングアクセスなしのユーザー」といった無料枠が用意されています。担当者の業務内容に応じて適切にアカウントを割り当てれば、必要最低限のコストで運用可能です。
無料枠の存在に気づいていない企業も多いため、導入時にアカウントの種類と用途を整理しておきましょう。
また、権限設定を活用すれば「特定のパイプラインのみ閲覧可」といった細かな制御も可能です。情報へのアクセス範囲を限定できるため、情報漏えいや誤操作のリスクを抑えられます。
共有アドレスを使わなくても、工夫次第でコストと業務効率の両立はできます。無理に共有アドレスを登録せず、HubSpotの仕組みに合った運用を考えることで、トラブルを防止しましょう。
HubSpotでメーリングリスト（メーリス）を使うときは適切にユーザーを管理しよう
HubSpotではメーリングリストや共有アドレスもユーザー登録できますが、セキュリティ、ログ管理、利用規約の観点から非推奨です。「誰が・いつ・何をしたか」が不明確な運用は、トラブルや対応漏れのリスクが高まります。
そのため、HubSpot導入初期から、適切なアカウント設計やユーザー管理を徹底しましょう。後から見直すことになると、データやプロセスの修正に余計な手間とコストを要します。
初期段階で正しい方針を定めることが、将来のトラブルを未然に防ぎ、HubSpot活用の効果を高めます。
共有アドレスの運用に迷っている方は、一度専門家の視点でアドバイスを受けてみませんか？無料相談会では、自社の状況に合った最適な運用方法をご提案しています。
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