2025.02.03
2025.02.03
HubSpotのスニペットは、よく利用する文章や定型文を事前に登録しておき、必要な時に再利用できる便利な機能です。
スニペット機能を活用することで同じ内容を何度も入力する手間を省け、業務の効率化を図れます。例えば、挨拶文やよくある質問への回答、ヒアリングテンプレートなど、さまざまな用途でスニペットは活用可能です。
こうした文章をスニペット登録しておくと、メールやメモなどで素早く文章を挿入でき、時間の大幅な節約につながります。
本記事では、実際の活用例やスニペットの作成方法を詳しく紹介しますので、最後までお読みください。
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コンテンツ目次
HubSpot スニペット機能とは
HubSpotの「スニペット」機能は、Sales HubまたはService HubのProfessionalプラン以上で利用できるものです。この「スニペット」という言葉は、英語で「切れ端」や「断片」といった意味です。IT用語としてはプログラミングにおいて再利用可能なコードの一部を指す言葉として使われています。
HubSpotのスニペット機能は以下のような場面で役立ちます。
- コンタクトや会社、取引、チケットの記録
- チャット会話
- アクティビティやメモ
同じ文章を何度も入力する手間は、業務時間を無駄に消費してしまう要因です。スニペット機能を活用し、日々の業務効率を向上させましょう
「商談メモ」「顧客へのメール返信」など、よく使う文面をすぐに呼び出したいようなケースがありますよね？このような場合に役立つのが“スニペット”機能です。
HubSpotスニペット機能の活用シーン
業務効率化に役立つスニペット機能の、具体的な活用シーンを紹介します。
- 商談メモ
- ヒアリング項目テンプレート
- 挨拶文やメール導入文
- よくある質問の回答文
- チーム間の引き継ぎ文章
上記5つのケースを見ていきましょう。
商談メモ
商談メモのテンプレートとして使用したい文章をスニペットに登録すると、営業の商談メモを効率化できます。
テンプレート例は以下の記事で紹介しているので、記事をご覧ください。
＞＞【テンプレ実例あり】営業の商談メモをテンプレート化するのに必要なBANTCとは？
今回は「#MTG」のショートカットで、商談メモのテンプレートを簡単に呼び出せるように設定しています。
メモに「#MTG」と入力すると、商談メモテンプレートが入力されます。
ヒアリング項目テンプレート
初回ヒアリング時には、必要な質問や確認事項を漏れなく記録することが重要です。スニペットとしてこれらの項目を事前に登録しておけば、営業担当者やサポート担当者が効率的に顧客対応を進められます。
初回ヒアリング項目には、以下のような情報を入れておくのがおすすめです。
- 顧客が抱えている課題やニーズ
- 提案や解決策の提示に必要な条件や詳細情報
- 今後のアクションプランに関する質問
このほか、企業ごとに必要となるヒアリング項目を洗い出し、チーム全体で認識を揃えておきましょう。
挨拶文やメール導入文
メールで頻繁に使用する挨拶文や導入文を登録しておくと、メール作成を効率化できます。
例えば、次のような文章をスニペットとして登録すると便利です。
一般的な挨拶文
- お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
- いつも大変お世話になっております。
メールの導入文
- 先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
- お問い合わせいただいた件について、以下に詳細をご案内いたします。
締めの言葉
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
スニペットとしてこれらの文面を登録しておくと、毎回手動で入力する手間を省けます。メール作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、入力ミスを防ぎ、正確性も向上する点は大きなメリットです。
また、メールの品質を均一化するため、担当者による表現のばらつきを抑える効果も期待できます。
よくある質問の回答文
顧客から頻繁に寄せられる質問への回答文をスニペット登録しておくのもおすすめです。
以下に、導入期間や料金に関する質問への回答例を紹介します。
導入期間に関する質問への回答例
- 弊社のサービス導入には通常、〇週間から△週間程度お時間をいただいております。具体的なスケジュールについては、ヒアリング後にご案内いたします。
料金に関する質問への回答例
- 料金はプランによって異なります。基本プランは月額〇〇円からとなっており、詳細は以下のURLをご参照ください。
- 最低利用金額は〇〇円です。最低利用金額を下回る場合、手数料を別途△△円頂戴しております。
回答例をスニペット登録しておくと、担当者がよくある質問に迅速に対応できるだけでなく、回答の統一性を保つことができます。
チーム間の引き継ぎ文章
チーム間の引き継ぎ時に使用するテンプレートを登録することで、スムーズな情報共有と作業効率の向上が期待できます。例えば、マーケチームからインサイドセールスチームへの引き継ぎ文章をスニペット登録する場合、以下のような文章が考えられます。
【リード情報】
- 会社名：〇〇株式会社
- 担当者名：〇〇様
- 連絡先：メールアドレス/電話番号
- 部署・役職：〇〇部 部長
【状況】
- お問い合わせ内容: 〇〇
- 興味を持った製品/サービス：〇〇プラン
【ネクストアクション・備考】
- 〇月〇日までに初回ヒアリングをお願いします。
- お客様が特に気にされている点：〇〇（例: 導入コスト、運用サポート体制）
こうしたテンプレート化により、情報の伝達漏れを防ぎ、引き継ぎ作業を効率化できるため、内容を調整しつつ運用しましょう。
スニペット機能は、HubSpotのアクティビティやメモで、ヒアリングしたBANTC情報を残しておく際などに便利です。
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HubSpotスニペットの作成方法
HubSpotでスニペットを登録する方法を紹介します。
左側のメニューバーから、「ライブラリー」＞「スニペット」を選択してください。
右上の「スニペットを作成」ボタンをクリックします。
文章の作成画面に遷移します。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 内部名 | スニペットのタイトル。スニペット一覧に出てくる名称になるので、チームメンバー全員がわかりやすいものを設定するのがおすすめ |
| スニペットテキスト | スニペット文章を入力する欄。「パーソナライズ」を使用すると、コンタクト情報の自動挿入が可能 |
| ショートカット | スニペットを呼び出すときの略称。スニペットのショートカットの名前を入力すると、スニペットの挿入が簡単 |
すべての入力が完了し「スニペットを保存」をクリックすると、登録は完了です。スニペットに登録した文章は、以下のように一覧で確認できます。
なお、「全て」をクリックすると、ドロップダウンメニューが出てきます。ここから、チームごと・ユーザーごとに登録したスニペットを確認可能です。
スニペットを複製・移動・削除したい場合には、スニペットの内部名の横をクリックし「アクション」のボタンを表示させてください。
「アクション」をクリックして表示されるドロップダウンメニューから、作業が可能です。
スニペットに登録できる件数の上限は、Starter・Professional・EnterPriseプランのいずれも5,000件です。
HubSpotスニペットの挿入方法
HubSpotのスニペット機能は、コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトの各レコードで使用できます。
スニペットの挿入方法は以下の2種類です。
- 「挿入」ボタンを使用する方法
- スニペットショートカットを使用する方法
今回は、メモで使用する場合の手順を画像を用いて解説します。
「挿入」ボタンを使用する方法
メモ画面で「スニペットを挿入」ボタンを選択します。
挿入したいスニペットを選択してください。
以下の通り文章が挿入されます。
なお、スニペット内にパーソナライズフィールドが設定されている場合、該当するデータが反映された形で文章が入力されます。
スニペットショートカットを使用する方法
「HubSpotスニペット機能の活用シーン」で紹介したように、スニペットはショートカット入力を使って簡単に挿入することもできます。
本文中に「#設定したショートカット」を入力するだけで、登録しておいたスニペットが自動的に展開されます。
1つのスニペットあたりの文字数上限は2,500文字です。日本語など全角文字の場合、2,500文字未満で制限に達する場合もあるので注意してください！
スニペット機能とテンプレート機能の違い
スニペット機能と混同されやすいものとして、テンプレート機能があります。
テンプレートは、複数の顧客に対して類似した内容のメールを送信する際に使用するものです。例えば、定型的な案内メールや、よく使うフォーマットのメールを一括で作成しておき、必要に応じて内容を少し変更して送信する際に便利です。
テンプレートは、ライブラリー＞テンプレートから、新たに作成できます。
テンプレートの使い方や活用方法は、以下の記事で詳しく紹介しています。
＞＞HubSpotのテンプレートとは？使い方と活用方法を紹介 | 営業DX.jp
一方、スニペットは、短いフレーズやよく使うテキストの一部分を登録しておく機能です。例えば、挨拶文やよくある質問の回答、商談メモテンプレートなどを管理できるので、メールやメモを作成する際に便利です。
さらに、HubSpotにはプレイブック機能といった、営業活動を効率化するツールも揃っています。
＞＞HubSpotのプレイブック（Playbook）とは？メリットや使い方を解説
このように、スニペット機能とテンプレート機能は異なる特徴がありますが、どちらも業務効率化に役立つツールです。それぞれの特徴を理解し、適切に使い分けて活用しましょう。
テンプレートは箱を作るもの、スニペットは箱の中身の作成を補助するものと考えるとわかりやすいです！
スニペット機能を使いこなして効率的な営業活動をしよう
HubSpotのスニペットは、よく利用する文章やテンプレートを事前に登録して、再利用できる機能です。スニペット機能を活用すると、日々の営業活動や業務が大幅に効率化されます。
特に、同じフレーズや定型文を何度も入力する手間を削減できる点は、大きなメリットです。
また、スニペットに文章を登録しておくことで、必要な情報をすぐに挿入できるため、ミスを減らせます。
このようなHubSpotの活用Tipsを知っていると、日々の業務がよりスムーズになります。
HubSpotの効果的な使い方やツールの活用方法をより深く理解するためにも、ぜひHubSpotのプロにご相談ください。
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