HubSpotとJicooの連携で日程調整や予約管理を効率化！連携手順とメリットを解説

日程調整ツール「Jicoo」を利用すれば、HubSpotでは対応が難しい、きめ細かな日程調整ができるようになります。

HubSpotとJicooを連携することで、データの自動反映や業務効率化につながります。

一方で、HubSpotにも日程調整機能があるため、どの部分が効率化されるのかを把握しておくことが重要です。

この記事では、HubSpotとJicooの連携方法と、その利用メリットについて解説します。

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日程調整ツールJicooについて

引用：Jicoo公式サイト

Jicooとは、日程調整ツールに特化したサービスです。

GoogleカレンダーやMicrosoft（Outlook / Office 365）と連携することで、リアルタイムに反映される日程調整フォームを作成できます。

お客様はフォームから日程を選ぶだけで完了です。日時の確定やビデオ会議ツールの発行、リマインドメールの送信などは、自動で行われます。

また、HubSpotと連携することで、営業やマーケティング活動における日程調整を効率化できます。

HubSpotとJicooの日程調整の機能比較

HubSpotとJicooの日程調整機能を比較すると、Jicooのほうが8つの機能で優れています。

以下に、両者の機能比較をまとめましたので、ご参考ください。

1対1の日程調整であれば、HubSpotの標準機能で対応可能です。

しかし、きめ細かな日程調整が必要な場合は、Jicooの利用がおすすめです。以下で、表に記載されているJicooの機能を詳しく解説していきます。

1対1の日程調整

カレンダーの空き枠をリアルタイムで反映し、URLを生成できる機能です。1対1の日程調整は、HubSpotとJicooのどちらでも対応できます。

URLを生成することで、Webサイト訪問時にそのまま日程調整もできます。例えば、問い合わせや資料請求後のサンクスページに表示することで、興味を持っている段階でアポ取得につなげることが可能です。

1対1の日程調整機能はHubSpotでも対応できますが、これから紹介する機能はJicooでしか利用できません。

施設と連携した予約管理

会議室や備品などの社内施設と連携した予約管理ができます。打ち合わせで会議室を確保したい場合に、自動で予約できる便利な機能です。

例えば、Aさんと打ち合わせで会議室を確保する場合、空いている会議室の日程をURLで送信します。Aさんが都合の良い日時を選択すると、会議室の予約が自動で確定します。

リアルタイムで施設の予約状況が反映されるため、会議室の予約が重複することがありません。

席数を指定した予約管理

あらかじめ指定した人数のみ予約を受け付ける調整が可能です。人数制限がある相談会や講座のスケジュール管理に重宝されます。

例えば、最大6名までの少人数制セミナーや3名までの無料相談会など、参加人数に制限のあるイベントの予約管理に活用できます。

人数を制限したい講座や相談会など、さまざまな用途に利用しましょう。

日程投票

日程投票は、複数人や複数チーム間での予定調整を、投票形式で効率的にできる機能です。

参加メンバーが多くなるほど、従来の方法では日程調整が複雑になりがちですが、この機能を活用すれば円滑に調整できます。

特に、社外と調整する際は、各社の予定を確認し、日程を確定させるのが困難な場合も少なくありません。日程投票機能を利用すれば、3社間など複数企業が参加する会議でも、より効率的な日程調整ができます。

集金 / 決済

集金・決済機能は、予約時に、集金やサービス提供に対するクレジットカード決済ができるものです。クレジットカード決済は、オンライン決済サービス「Stripe」と連携することで実現します。

また、Stripeのダッシュボードを活用することで、収益や顧客の推移を分析できるようになります。

さらに、席数を指定した予約管理機能と組み合わせれば、講座の販売や有料コンサルティングなど、さまざまな用途に活用可能です。

StripeとJicooを連携することで、ビジネスの幅をさらに広げることができます。

SMSでリマインド

SMSで予約のリマインドを送信し、アポイント率を改善できる機能です。

BtoBマーケティングでは、メールマーケティングが主流となっているため、顧客が受信するメールの量は増加しています。その結果、リマインドメールが埋もれてしまい、確認されないリスクがあります。

一方で、SMSは気づかれやすくリマインドの効果が確実です。発信数が少なく埋もれにくいため、アポイント率の改善が期待できます。

ルーティング・フォーム（フォーム回答によって案内が変化）

ルーティング・フォームは、フォームへの回答内容に応じて、適切な担当メンバーのカレンダーが表示されて日程調整ができる機能です。

例えば、新規商談の以下のシーンにおいて利用できます。

お客様も自身の回答に基づいて最適なメンバーと日程調整ができるため、顧客満足度の向上が期待できます。

ルーティング・フォームを活用して、お客様の属性に応じた最適なメンバーで日程調整をしましょう。

受付回数の制限

受付回数の制限は、相手1人あたりの予約上限回数を設定し、それ以上の予約を受け付けないようにする機能です。

サービス提供状況に応じて、柔軟に予約制限を設定できます。例えば「月2回までのコンサルプラン」の場合、2回に制限する設定が可能です。

プランの制限回数をJicoo側で設定できるため、販売管理の効率化にもつながります。

予約受付可能な時間範囲をテンプレート化

予約可能な時間範囲をテンプレート化し、複数の予約ページで共有できる機能です。

共通の営業時間や受付時間などを一括管理することが可能で、メンバーのスケジュールを漏れなく管理できます。

Jicooには、HubSpotの日程調整にはない、よりきめ細かな機能が備わっています。

HubSpotの日程調整機能については、以下をご参考ください。

＞＞HubSpotのミーティングリンクとは？日程調整のやり方やツール活用事例を解説

1対1の日程調整がメインの場合、HubSpotの機能で十分に対応できます。

しかし、Jicooを利用すれば、さらに調整のスピードを上げてビジネスが加速します。

HubSpotとJicooの連携で実現できるメリット

HubSpotとJicooの連携には、以下のようなメリットが存在します。

• 予約情報の自動登録
• ミーティング作成と担当者の自動割り当て
• 日程変更やキャンセルの自動反映

これらの連携によって実現できるメリットをイメージし、自社で活用する方法を膨らませてください。

予約情報の自動登録

Jicooで獲得した商談のメールアドレスや名前などの情報は、HubSpotのコンタクトに自動で同期されます。

連携していないサービスでは手動登録が必要となり、手間がかかります。特に、ミーティングの回数が増えるほど管理が煩雑になりがちです。

Jicooを利用すれば情報が自動登録されるため、データの漏れを防ぎ、効率的に管理できます。

ミーティング作成と担当者の自動割り当て

予約内容をもとにミーティングを作成し、コンタクトと自動で紐づけることが可能です。Web会議ツールと接続することで、会議URLが自動生成され、HubSpotにも登録されます。

また、ミーティング担当者は、Jicooに登録されたメールアドレスを基に営業担当が自動的に割り当てられます。

特に、新規営業では、誰がどのアポに対応するかを手動で管理する場合、メンバーのカレンダー状況を逐一確認しなければなりません。

Jicooを利用すれば、担当者の割り当てが自動化されるため、誰がどの商談を担当するかをスムーズに管理できます。

日程変更やキャンセルの自動反映

顧客がJicooで日程変更やキャンセルをすると、HubSpot側のステータスが自動で更新されます。HubSpotとJicooは自動同期ができるため、予約管理にも活用できます。

例えば、セミナー後のキャンペーン訴求や無料相談会など、不特定多数を対象とした商談獲得にも便利です。このようなキャンペーン予約では、日程変更やキャンセルが多く発生することが予想されます。

HubSpotとJicooを連携させることで、ステータスを自動で反映し、作業の効率化を目指しましょう。

HubSpotとJicooの連携手順

HubSpotとJicooを連携させるためには、まず各アカウントを準備しましょう。

各アカウントに必要な権限やプランについては、以下の表をご参考にしてください。

HubSpotの管理者権限についての詳細は、以下をご確認ください。

＞＞HubSpotの権限とは？ユーザーに権限を付与・編集する方法を徹底解説

HubSpotとJicooの連携は以下の手順を参考に進めてください。

Jicoo管理画面の左側にある「その他」をクリックし、「サービス連携」を選択します。

接続サービスの一覧からHubSpotを選択します。

「接続する」をクリックします。

連携するアカウントを選択し、認証を行います。

認証が完了すると連携が有効になり、利用可能になります

連携手順で不明な点があれば、FLUEDにてご案内も可能です。

お気軽にお問合せください。

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Jicooを導入する際の注意点

メリットの多いJicooですが、導入する際は以下の注意点に気を付ける必要があります。

• カレンダーの利用が前提となる
• GoogleMeetとMicrosoft Teamsの併用ができない

導入する前は、必ずこれらの点をご確認ください。

カレンダーの利用が前提となる

Jicooは、カレンダーの利用が前提となるサービスです。

そのため、カレンダーを利用していない場合、Jicooを利用できません。

Jicooで利用可能なカレンダーは以下の通りです。また、オンライン会議を実施する際には、ビデオ会議ツールも準備する必要があります。

社内でカレンダーを利用していない場合は、Jicooを導入する前に、適切なカレンダーを選定しましょう。

GoogleMeetとMicrosoft Teamsの併用ができない

Jicooは、ビデオ会議ツールの併用が制限される場合があります。具体的には、Google MeetとMicrosoft Teamsを同時に併用できません。

なぜなら、Jicooでは、GoogleカレンダーまたはMicrosoft（Outlook / Office 365）のいずれか一方のカレンダーとの連携が必要だからです。

その結果、それぞれのカレンダーに紐づいたアカウントでビデオ会議ツールが発行されるようになっています。

ただし、どちらも無料プランで対応可能なため、Jicooの契約前にいずれかを準備しておくことをおすすめします。

Jicooの料金プラン

Jicooには、以下の4つのプランが用意されています。

プランと基本機能の比較は以下の通りです。

HubSpotと連携する際は、Jicooの無料プランでも対応できます。

ただし、集金や決済機能を利用するためのStripe連携は、Teamプラン以上が必要です。まずは実現したいことをリストアップし、最適なプランを選びましょう。

HubSpotとJicooで日程調整を効率化しよう

HubSpotとJicooを連携することで、よりきめ細かな日程調整が可能になります。1対1の日程調整であれば、HubSpotの機能で十分対応できます。

しかし、新規リード獲得を増やすためには、顧客が申し込みしやすい仕組みを整えなければなりません。

Jicooを活用すれば、HubSpotでは実現できない、きめ細かな日程調整ができるようになり、管理も効率化できます。

新規の商談や複数メンバーを管理する方は、HubSpotとJicooを連携することをおすすめします。

ただし、HubSpotとJicooを連携することで、自社で具体的にどのような効果が得られるのか、イメージがつきにくい場合もあるかもしれません。

FLUEDでは、最適な利用方法をご案内しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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