2022.10.24
2024.12.31
HubSpotには、情報を管理する「オブジェクト」があります。しかし業種や商材によっては、あらかじめ搭載されている既定のオブジェクトには分類しにくいデータもあるでしょう。
そこで「カスタムオブジェクト」を活用すると、自社独自のオブジェクトを作成できるため情報管理が効率化します。
本記事では、HubSpotのカスタムオブジェクトを使うとどのようなことができるのか詳しく解説します。活用事例も紹介するので、ぜひご参考ください。
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コンテンツ目次
HubSpotのオブジェクトとは
HubSpotには「オブジェクト」という、情報を整理するデータベースが存在します。
例えば、”コンタクト”オブジェクト内では、これまで接点のあった顧客の情報が管理されます。
また、オブジェクトに含まれているデータ項目は「プロパティ」と言い、それぞれのプロパティに対して値があります。たとえば「会社名」というプロパティがあれば、値は「ABC株式会社」です。
HubSpotを最大限活用するなら、オブジェクトを使いこなすことが必須となります。
HubSpotには、事前に搭載されている規定オブジェクトと、それ以外の情報を追加したいときに新たに作成するカスタムオブジェクトがあります。
それでは、それぞれについて詳しく解説します。
あらかじめ搭載されているのが規定オブジェクト
HubSpotにあらかじめ搭載されているオブジェクトは「規定オブジェクト」と言い、「標準CRMオブジェクト」とも呼ばれることがあります。
2022年10月現在、HubSpotに搭載されている規定オブジェクトは以下の5種類です。
- 会社
- コンタクト
- 取引
- チケット
- 製品
たとえば「コンタクト」のオブジェクトは、以下のようなプロパティで構成されています。
- 氏名
- メールアドレス
- 役職
そして、各プロパティには以下のように値が割り振られます。
- 「氏名」プロパティの値：山田太郎
- 「メールアドレス」プロパティの値：yamada@〇〇〇.com
- 「役職」プロパティの値：営業部長
このように、各オブジェクトに関するデータはプロパティによって整理して管理できます。
新たに追加するのがカスタムオブジェクト
業務を進める中で、規定オブジェクトには分類できないデータや、規定オブジェクトでは管理しきれないデータが出てくることがあります。
このとき、新たに自社でオブジェクトを追加できます。それが「カスタムオブジェクト」です。
その名の通りカスタマイズできるオブジェクトのことで、自社にとって管理しやすいよう調整できる点が魅力です。
カスタムオブジェクトにより自社のニーズにマッチしたデータ管理ができるだけでなく、ワークフローに組み込んで社内の業務効率化につなげることもできるでしょう。
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HubSpotのカスタムオブジェクトを使うメリット
HubSpotのカスタムオブジェクトを活用すると、どのようなことが実現できるのでしょうか。具体的な活用メリットを3点解説します。
規定オブジェクトにないデータをCRMに追加できる
もともとHubSpotで管理できるデータは、規定オブジェクトに分類される「会社」「コンタクト」「取引」「チケット」のみです。
しかし、業種や商材、業務フローなどにより、これらに分類できないデータもあるでしょう。
そのような場合、カスタムオブジェクトを作成することで、規定オブジェクト以外のデータをHubSpotで管理できるようになります。
カスタムオブジェクトではプロパティを自由に設定できるため、自社の業種や業務フローなどに適した管理項目をプロパティとして設定できます。
また、新たに作成したカスタムオブジェクトは、既存オブジェクトや他のカスタムオブジェクトなどとの関連付けも可能です。関連するオブジェクト同士を連動させることで、よりデータ管理が効率化するでしょう。
ワークフローに組み込める
HubSpotにはワークフロー機能があります。タスクや業務プロセスを自動処理し、業務を効率化するための機能です。
HubSpotの既存オブジェクトはワークフローに組み込めるのですが、カスタムオブジェクトも同様にワークフローへの組み込みが可能です。
たとえば、ユーザーの特定の行動や条件などに合わせて、自動でメールを配信できます。また、ユーザー情報などをチーム内に通知することも可能です。
他にも、プロパティの値の自動更新や、外部ツールとの連携といった使い方もあります。
このように、オブジェクトをワークフローに組み込むことで業務が自動化し、対応の抜け・漏れを防ぐ効果が期待できます。
ワークフローの設計は直感的な操作で行えるため、複雑なプログラミングの知識は必要ありません。
>>事例で学ぶ！HubSpotワークフローでできること＆作成手順ガイド
分析レポートを出力できる
カスタムオブジェクトのデータは、分析レポートとして出力可能です。
KPIとしてカスタムオブジェクトで管理しているデータを利用している場合、ダッシュボード上でグラフとしてレポートを確認できるため、目標達成度や成果をすぐに確認できます。
グラフの種類は、円グラフ・棒グラフ・ドーナツグラフ・面グラフなどから選べます。データによって適しているグラフが異なるため、データを管理しやすいグラフタイプを選択しましょう。
>>HubSpotのダッシュボード機能とは？表示可能なレポートやダッシュボード作成手順についても！
なお、「Enterpriseプラン」が必要なカスタムオブジェクトを使わずとも、オブジェクトライブラリーでオブジェクト追加ができるケースがあります。詳しくは下記をご覧ください。
>>HubSpotオブジェクトライブラリーに新規追加されたオブジェクトを解説！ユースケースも
HubSpotのカスタムオブジェクトの活用事例
HubSpotのカスタムオブジェクトは、規定オブジェクトには割り振れないデータの管理に役立つ機能です。
しかし、どのように活用できるのかイメージしにくい人も多いのではないでしょうか。
そこで、具体的な活用イメージとして事例を3つ紹介します。
ペットホテル
ペットホテルの運営では、HubSpotのカスタムオブジェクトが活用できます。
まずは規定オブジェクトの「コンタクト」で、ペットの飼い主である顧客に関する氏名や連絡先などの情報を管理します。
しかし、このままでは実際にペットホテルを利用するペットについての情報を管理できません。そこで、カスタムオブジェクトでペット情報を管理できるオブジェクトを作成します。
ペットの種類や品種、年齢や健康情報などを管理できるオブジェクトを作成しておくと、顧客情報とは別でペット情報を管理できるのです。
ペット情報に関するオブジェクトは、コンタクトオブジェクトとの関連付けができます。そのため、どの顧客がどのペットを飼っているかが自動で紐づけされ、情報が整理できるでしょう。
オフィス用品レンタル会社
複合機やWi-Fiルーターなどのオフィス用品をレンタルしている会社でも、HubSpotのカスタムオブジェクトを活用してデータを管理しています。
HubSpotには「製品ライブラリ」という、自社製品を管理できる項目があります。製品ライブラリは「複合機」「レンタルWi-Fi」などと製品ごとのデータ管理が可能です。
製品ライブラリでは製品ごとにレンタル期間を設定できますが、1つの製品を同時に貸し出す場合、別々の期間を設定できません。例えば、2台のレンタルWi-Fiを「A社には5日間」「B社には10日間」というように別々に設定することはできないのです。
そこでカスタムオブジェクトによって1つ1つのレンタル製品を管理することで、案件ごとにどのレンタル製品をどのくらい貸し出すのかを管理できるようになります。
車両管理システム提供会社
運送や営業などの業務で車を利用する企業は、誰がどの車でどこを走行しているか管理できる車両管理システムを導入しているケースが多く見られます。そのようなシステムを開発・提供している会社は、HubSpotのカスタムオブジェクトを活用してクライアント企業の車両を管理しています。
車種ごとに製品ライブラリでデータを管理すると、1台1台の車両ではデータを管理できません。そのため、同じ車種が2台以上あると、車両ごとに担当ドライバーや運転期間などを管理できないのです。
しかしカスタムオブジェクトを活用すると、1台ごとのデータ管理ができます。1台1台の車両に紐づいてデータ管理ができるため、情報が整理されて管理しやすくなります。
HubSpotのカスタムオブジェクトでデータ管理を促進！
HubSpotのカスタムオブジェクトを活用すると、あらゆるデータを管理できます。社内にはさまざまな情報が点在していますが、それらをHubSpot内に一元管理できるようになるため、情報が可視化され情報共有が促進するでしょう。
データ管理に課題を感じている方は、ぜひHubSpotのカスタムオブジェクト機能をお役立てください。
弊社「株式会社FLUED」は、HubSpotの認定パートナーとしてさまざまなクライアント様のHubSpot活用をサポートしています。HubSpotの導入・活用の際には、ぜひご相談ください。
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