2021.10.06
2023.06.08
『ヨミ会』とは、営業力に定評のあるリクルートで伝統的に行われている営業の進捗管理会議です。
リクルートにならってヨミ会を実施し、売上目標達成につなげたいと考えている管理者もいるのではないでしょうか。
ヨミ会を質の高いものにするには、ヨミ表を用意し、ヨミ表をもとに各課員のやるべきタスクを明確にしたり、達成に向けてチーム全体でシミュレーションしたりすることが大切です。
また、特に重要なのは、受注確度を示す『ヨミ』を誤らないことといえるでしょう。
この記事では売上目標必達のための、ヨミ会の活用方法を紹介します。
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コンテンツ目次
ただの報告会ではない！「ヨミ会」とは
『ヨミ会』とは、営業の進捗管理会議のことですが、ただの報告会ではありません。
各自の現状報告にとどまらず、目標を達成するためのシミュレーションを行い、そこからやるべきタスクを明確化することを目的とした会議です。
課員とともに現状を俯瞰的に見ることで、目標達成までに何が足りないのか、達成するためにはどのような動きが必要かが見えてきます。
普段、一人で活動しているだけでは見えない部分をヨミ会で整理し、把握することで、今何をやるべきかが見えるようになり、各自が目標を達成しやすくなるのです。
その結果、チーム全体の目標達成にもつながることは、言うまでもありません。
ヨミ会に必須！ヨミ表とは
目標を達成するために必要な、各自のタスクを明確化するヨミ会において、必ず用意すべきなのがヨミ表です。
ヨミ表は、各課員にとっても、マネジメント側にとっても目標を達成するために有効なツールです。
その活用方法やメリットを知り、営業活動の効率化に役立てましょう。
ヨミ表とは営業の進捗管理表
『ヨミ表』とは、営業の進捗管理表のことです。
主な記載項目としては、顧客名・想定受注金額・受注予定時期・受注確度(ヨミ)があります。
他にも、業種や組織規模といった顧客の特性や、既存・新規などといった取引状況、代理店介在状況などの販路など、必要に応じて追加するとよいでしょう。
ヨミ表には、特に決まったフォーマットはありません。自社が使いやすいようにアレンジして活用しましょう。
また、ヨミ会が始まるまでに各自がヨミ表に現状を入力しておくと、スムーズに会議が始められます。
ヨミ表の活用方法
ヨミ表の活用方法は、課員と管理職では少々異なります。
まず、課員にとってはヨミ表をもとに行動計画を立てることが大切です。
たとえば、受注目標が10件であるのに、あと2件足りないのなら、どのように行動をすればよいのかを考えます。
新規で電話営業をかければよいのか、既存顧客で再度アプローチできるところはないか、休眠先はないか、など、できるだけ具体的に計画することが大切です。
一方、管理職にとっても、目標を達成するためにはどうすればよいのかを考える点では課員と同じです。
しかし、個人ではなく、チーム全体を見る必要があります。
たとえば、ヨミ表のデータだけで見ると、各自があと2件ずつ受注してくればよい場合があるとしましょう。
もちろんぞれぞれで2件ずつ受注できれば問題ないのですが、人間ですから、好不調の波があるものです。
課員の様子を見ながら、互いにフォローさせあい、チーム全体の目標を達成させるのが管理職の腕の見せどころでもあります。
調子がよくなさそうな課員がいるのなら、好調のほかの課員に3件分受注させるようにするなど、最適な采配を行うために、ヨミ表を活用するのです。
ヨミ表を最大限に活用するには『ヨミ』が大切
ヨミ表を効果的に活用するために、最も大切なのが、受注確度を判断する『ヨミ』です。
各人によって判断基準が違っては、現状を正しく把握できないことになり、営業活動の効率の低下につながりかねません。
その結果、目標を達成できない可能性が高まってしまうでしょう。
たとえば、受注確度をA～Cと分類した場合、Aは申込書待ち(受注確度＝約9割)、Bは前向きに検討している段階(受注確度=約7割)、Cは検討中ではあるがどうなるかわからない(受注確度=約5割)など、チームで統一するようにしましょう。
受注確度ごとにできるだけ正確に受注予定金額を算出することで、ヨミ表を最大限に活用できます
ヨミ表を活用するメリットとは
ヨミ表を活用するメリットは、いくつかあります。
まず、これまで見てきたとおり、売上予測が立てやすく、課員もマネジメント側も営業活動における進捗管理がしやすいことが挙げられるでしょう。
また、受注できない原因を探り、解決へ向かわせることも可能です。
ヨミ表では、受注確度ごとにランク分けして整理します。
それによって、何が原因で話が進まないのか、データから分析、仮説を立てて検討することができるでしょう。
課員一人ではなくチーム全体で共有することで、他の人の視点も交え、有効な解決策が出てくることもあるはずです。
さらに、顧客との関係について見直すきっかけにもなり得ます。
たとえば、よくあるのが商談では話が弾み、前向きに検討してもらえていると思っていたのに、長い間検討中のままで、なかなか受注に至らないというケースです。
このような場合、こちらが相手の意図を汲めていなかったり、正確な情報を引き出せていなかったりなど、コミュニケーションに課題があることも少なくありません。
ヨミ表によって顧客との関係を客観的に知り、その関係を見直すことで、受注確度をより的確に判断し、受注に向けて効率的な動きができるようにもなるでしょう。
ヨミ表の作成・管理方法
売上目標達成のために役立つヨミ表は、どのように作成、管理すればよいのでしょうか。
最も手軽で簡単な方法はエクセルを利用することです。
自分で作る暇がなかったり、面倒に思ったりする場合は、ネットで検索してみるとよいでしょう。
中には無料でダウンロードできるものもあります。
また、SFAやCRMなどの営業支援ツールを既に導入しているのなら、それらに備わっていることもあるので活用するとよいでしょう。
エクセルで作成する
小規模の会社で、営業メンバーも少ない場合は、エクセルで作成する方法で十分でしょう。
エクセルなら無料で使えますし、始めようと思ったときにすぐに作れます。
記入項目や計算式を入力の上、共有設定をしたり、クラウド上のスプレッドシートを活用したりして、関係者全員が編集、確認できるようにしておけば完成です。
しかしエクセルの場合、未入力項目をその都度確認する必要があったり、シート管理が担当者ごとになるため、集計に時間を要したりするなど、少々手間がかかります。
ヨミ表を整理する時間を取れなかったり、営業メンバーの人数がある程度いたりすると、機能しない可能性もあるので、注意が必要です。
テンプレートをダウンロードして活用する
「エクセルで作るのは面倒…」「初めからできるだけ完成形に近いものを準備したい」という人は、テンプレートをダウンロードして活用するとよいでしょう。
『ヨミ表』で検索すると、無料でダウンロードできるものが見つかるはずです。
枠組みや入力項目などが既に準備されているので、あとはチームで共有するだけ、と非常に簡単に導入できます。
SFAやCRMで管理する
既にSFAやCRMを導入しているのなら、これらのツールで管理すると便利です。
たとえば、HubSpotの場合、顧客管理だけでなく、各担当の商談状況を確認できたり、商談についてのさまざまな分析ができたりするため、案件管理や課員の行動管理がしやすくなります。
ヨミ表として機能するのは、パイプライン画面です。
パイプライン画面では、各案件が、受注までの流れ(パイプライン)のうち、どの段階にいるのかが一目瞭然です。
各案件の担当者は、商談の段階が変われば、随時該当の段階へデータを移動させ、さらに受注見込みを編集します。
担当者や作成日、金額などによるフィルター機能も備わっており、見たいデータをすぐに編集できるので、課員もマネジメント側も売上予測を把握しやすく、行動計画の立案に役立てることができるでしょう。
案件ごとのプロパティーも、随時、確認、変更が可能です。
受注金額や取引段階など、案件の基本情報のほか、「取引担当者や前回の連絡がいつあったか」といった概要を簡単に確認、編集できます。
また、「前回取引情報を変更したのはいつなのか」といった変更履歴を把握することもでき、課員の行動管理も容易にできるでしょう。
さらに、HubSpotはレポート機能も充実しており、案件別に各パイプライン滞留日数を比較したり、営業担当者ごとにタスクの実施数を比較したりすることもできます。
さまざまな角度から分析することで、営業活動における問題点の改善や課員への指導に役立てることができるでしょう。
質の高いヨミ会にするために管理者が注意すべき点
ヨミ会を、質の高いものにできるかどうかは、マネジメント側が負うところも大きいものです。
ここでは、ヨミ会を行うにあたって、管理者が特に注意すべき点を紹介します。
しっかり留意した上でヨミ会を運営し、チームで目標を達成しましょう。
確度に嘘はないか要チェック！
残念ながら、すべての課員がヨミ表に真実を書くとも限りません。
営業マンも人間ですから、調子の悪いときや、やる気が出ないときもあり、報告できる案件が少ないこともあります。
そのようなとき、嘘の受注確度を記入したり、適当に報告していたりすることもあるかもしれません。
特に、受注確度が長らく更新されない場合は要注意です。
アプローチ中であるように見せかけ、長らくヨミ表に残していると、受注できない案件が増え、管理コストが増える上に、ミスジャッジする可能性も高まります。
できるだけ早く実態を把握して、どうすれば商談が進むか、又は優先順位を変えるかなど、課員と一緒に考えて対応しましょう。
また、受注確度が変わったときも、課員によく確認することです。
本人に嘘をつくつもりはなくても、認識違いということはあり得ます。
本人から内容を聞き、間違いがないか見極めていくようにしましょう。
目標達成必要額をしっかり把握
効果的に行動計画を立てるためにも、目標に対して足りない金額も明確に把握しておくことです。
受注確度を全員ですり合わせておくことで、ヨミ表によってかなり正確な金額を算出できるはずです。
また、目標までの必要額に対して、案件数が十分にあるかもよく確認しましょう。
受注確度がCのもので、必要額の2～4倍の金額は見ておくべきです。
手持ち・新規商談についてのアドバイスもしっかりと
足りない金額については、どのような行動をすればよいのかについて、課員にアドバイスすることも管理者の役割です。
注力すべき案件の見極めや、手持ちの商談をどのように進めるべきか、さらに新規商談はどれくらい必要かなど、チーム全体の目標達成に向けて、個々人のフォローをしっかり行いましょう。
ヨミ表を活用して売上目標を達成しよう
ヨミ会を行うには、まずは、営業の進捗管理表であるヨミ表を準備する必要があります。
ヨミ表自体は、必要な項目さえ入っていれば、どんなものを使用しても問題ありません。
大切なのは、ヨミ表に記載された数字をどのように読み、どのように活用するかです。
既にSFAやCRMを導入している場合は、簡単にヨミ表が準備できます。
さらに、さまざまな観点から分析可能なレポート機能付きのものなら、改善点が見えやすく、売上目標をより達成しやすくなるでしょう。
営業支援ツールの生かし方がよくわからない場合は、プロに相談してみるとよいでしょう。
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数多くの企業様をご支援してきた経験からBtoBマーケティングに関する質問、疑問にお答えいたします。
