2022.06.01
2023.06.08
ウェビナー開催後のフォロータイミングが分からずに悩んでいる方は、多いのではないでしょうか。
ウェビナーを開催したのであれば、その後のフォローは必要不可欠です。だからといって、やみくもにフォローを行うのは避けましょう。タイミングの見極めが重要です。
そこで今回は、15年以上、BtoB（企業間取引）のマーケティング・営業支援を行ってきた経験をもつ株式会社FLUEDのコンサルタントが、ウェビナーの適切なフォロータイミングを解説します。具体例を交えて、詳しく紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
株式会社FLUEDではBtoBのマーケティングにお悩みの方へ、無料のオンライン相談会を実施しております。
数多くの企業様をご支援してきた経験からBtoBマーケティングに関する質問、疑問にお答えいたします。
コンテンツ目次
インサイドセールスでウェビナー顧客をフォローする4つのタイミング
FLUED（フルード）は、BtoB（企業間取引）に特化したマーケティング･営業の専門家集団です。
FLUEDは、15年・250以上の業務をBtoBマーケティング・営業のプロフェッショナルとして実行した経験があります。その経験から導き出したベストプラクティス（最善の方法）は、以下の4つです。
- 参加申込みのタイミングでの架電（重要）
- ウェビナー前日の架電（できればやりたい）
- ウェビナー当日の非参加者フォロー（重要）
- ウェビナー当日の参加者フォロー（非常に重要）
上記4つのタイミングは机上の空論ではなく、実例をもとにしています。実践しやすいので、ぜひ参考にしてください。
特に、4つ目の当日の参加者フォローしかできていない会社がほとんどです。1〜3番目のタイミングでもフォローしましょう。
1.参加申込みのタイミングでの架電
参加申込みがあったら、すぐに架電しましょう。その際、可能であれば5分以内に電話をかけてください。
5分以内にレスポンスすると、コンバージョン（商談化）率が8倍に跳ね上がるからです。しかし、実際にできているのは、わずか0.1％しかないというデータがあります。さらに、24時間以内であっても、約14％しかありません。
※出典：InsideSales「LEAD RESPONSE STUDY 2021」
上記のデータから、素早い対応の重要性がわかります。
電話をしたら、ヒアリングおよび提案を行いましょう。ヒアリングと提案をする際は、以下のように話しかけるのがオススメです。
「ウェビナー参加申込みありがとうございます。このウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、□□社さまでもこういった課題がおありですか？もしよければ●●の現状について教えていただけませんか？」
万が一、「今は時間の確保が難しい」などのご返答をもらった場合は、個別の商談を提案しましょう。
2.ウェビナー前日の架電
可能であれば、ウェビナー前日にも架電をしましょう。前日にも電話をすることで、参加率が高まります。
電話をかけるタイミングは、ウェビナーの参加URLを送った後が最適です。電話をする際は、以下のスクリプトを参考にしてください。
「ウェビナー参加ありがとうございます！明日はよろしくお願いします！ちなみにこのウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、✗✗さまは明日のウェビナーでどういう事を確認したい、などありますか？もしよければ●●の現状について教えていただけませんか？」
3.ウェビナー当日の非参加者フォロー
ウェビナーに参加しない人であっても、必ずフォローしましょう。大切な見込み客であることには、変わりないからです。
一般的に、参加申込み〜参加の歩留まり率は、55〜60％程度だと言われています。残りの40〜45％のリードにアプローチをしないのは、機会損失です。そのため、たとえウェビナーに参加しない顧客であっても、フォローしましょう。
ウェビナー非参加者へのフォローは、以下のスクリプトを参考にしてください。
「ウェビナーはタイミングが悪くご参加いただけなかったみたいですが、お申し込みありがとうございました！ちなみにこのウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けだったのですが、✗✗さまはウェビナーでどういう事を確認したかった、などありますか？もしよければ私の方で個別にご説明もできますので、●●の現状について教えていただけませんか？」
4.ウェビナー当日の参加者フォロー
最後の4つ目は、ウェビナー当日の参加者フォローです。ここでのフォローが、最も重要です。
そのため、ウェビナーが終わったらすぐにアプローチをかけられるよう、体制を整えておきましょう。フォローの効果を最大化するには、スピードが一番大切です。
当日すぐにアプローチできれば、商談につなげやすくなります。具体的には、8〜15％程度の商談化率が期待できます。
テーマによっては、商談化率が上下しますが、一般的には8〜15％程度です。
ただし、アプローチが1日後になってしまうと、商談化率は4〜8％程度に下がってしまいます。さらに、フォローのタイミングが2日後、3日後になるにつれて、商談化率はますます低下します。
すぐにフォローを行うためにも、金曜日のウェビナー開催はあまりおすすめできません。可能であれば、金曜日以外での開催を検討してみてください。
FLUEDでは「3日以内に5アクション」を推奨しています。具体的には、下記のアクションを実施しましょう。
- 電話（不在の場合は、在席時間を確認する）
- 時間帯を変えて2回目の電話（不在の場合は、在席時間を確認する）
- 出られない場合は、要件をメール（ミーティングリンクなども一緒に送付する）
- 時間帯を変えて3回目の電話（不在の場合は、在席時間を確認する）
- 出られない場合は、要件をメール（ミーティングリンクなども一緒に送付する）
電話やメールをする際は、以下のスクリプトを参考にしてみてください。
「ウェビナー参加ありがとうございました。このウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、□□社さまのこういった課題はクリアになりましたか？もしよければ●●の現状について教えていただけませんか？御社の現状に合わせた✗✗の解決方法をお伝えできますがいかがでしょうか？」
ウェビナー参加者の興味度合いを図るために、アンケートの実施は効果的です。ただし、実際に回答してくれるのは、全体の10〜30％程度です。内容に関心があっても、アンケートに答えない顧客も多いのが実情です。
アンケートの回答内容は、過信しないようにしましょう。
また、くれぐれもアンケート未回答の顧客にアプローチしないという事態は避けましょう。アンケートに未回答であっても、その後のフォローやアプローチは欠かさずに行ってください。
ウェビナー当日の参加者フォローは、非常に重要です。必ずフォローをしてください。
ウェビナーを運営する際に押さえておくべき3つのポイント
ウェビナーの運営には、いくつかポイントがあります。具体的には、以下の3点です。
- インターネット環境を整える
- ウェビナーの開催時間を適切に設定する
- 参加者とのコミュニケーションを大切にする
順に説明するので、ウェビナー運営時の参考にしてください。
1.インターネット環境を整える
まずは、インターネット環境をしっかり整えましょう。ウェビナーは、インターネット環境を利用するだけに、配信環境は重要です。
ネットワークは、有線LANの利用をおすすめします。有線LANを利用すると、安定した高速通信が可能です。
無線LANの場合、通信が不安定になりやすく、映像や音声のみだれが懸念されます。
参加者の満足度を下げないためにも、インターネット環境は万全に整えましょう。
2.ウェビナーの開催時間を適切に設定する
ウェビナーの開催時間を意識することも大切です。具体的には、60分程度をおすすめします。
60分以上にしてしまうと、以下のような問題点が生じます。
- 顧客が集中力を維持できなくなる
- スケジュール確保のハードルが高くなる など
一方で開催時間が短すぎると、内容が薄く感じられ、ウェビナーへの参加価値が疑われる恐れがあります。ウェビナーを開催する際は、60分程度の適度な時間を設定しましょう。
3.参加者とのコミュニケーションを大切にする
より有意義なウェビナーにするには、参加者とのコミュニケーションが大切です。具体的には、以下のようなアクションをとるのがオススメです。
- 一定の時間ごとに参加者の発言を促す
- 参加者からの質問に対応する など
上記のようなアクションを積極的に行い、開催者による一方的な講義形式を避けるが重要です。
ウェビナー開催後のフォローアップ方法
ウェビナー開催後は、必ずフォローアップを行いましょう。具体的には、以下2つの方法が効果的です。
- アンケートを行う
- お礼メールを送付する
それぞれ、順に詳しく解説します。
1.アンケートを行う
アンケートにより、ウェビナー参加者の興味度合いが計れます。ウェビナー参加者の興味度合いが明確になると、その後の対応について優先順位をつけられます。
アンケートを作成する際は、回答者の負担を考慮しましょう。質問内容が多すぎると、回答率の低下が懸念されます。
具体的には、以下の3点を意識することがオススメです。
- 基本情報
- 受講の目的
- 希望のアクション
まず1つ目の「基本情報」に関しては、氏名・会社名・連絡先などの情報です。連絡先が分かると、今後の営業時に役立ちます。
次に2つ目の「受講の目的」は、参加者のニーズを把握するのに有効です。課題を知ることで、最適なアプローチができます。
最後に3つ目の「希望のアクション」は、参加者の検討度合いを図るのに有効です。例えば、「製品についてもっと知りたい」という旨の回答をしたのであれば、すぐにアプローチするべきだと判断できます。
アンケートの回答率を高めるポイントについては、次の章で解説するので、参考にしてください。
2.お礼メールを送付する
ウェビナー開催後は、必ず参加者にお礼のメールを送りましょう。メールを送る際は、今後の営業につなげるための内容を、一緒に盛り込むことが重要です。
メールの配信は、当日中に行いましょう。ウェビナーの開催から時間が経過するにつれて、開封率は下がってしまいます。
ウェビナー参加者に好印象をもってもらうためにも、開催当日、遅くても翌日までのメール送付が重要です。
ウェビナーアンケートの回収率を高める3つのコツ
ここからは、アンケートの回答率を高めるためのコツを紹介します。具体的には、以下の3点です。
- アンケートに回答するメリットや特典を用意する
- ウェビナー配信ツールを利用する
- お礼メールにてアンケートの回答を促す
順に解説するので、アンケートを実施する際は、参考にしてみてください。
1.アンケートに回答するメリットや特典を用意する
1つ目のコツは、アンケートに回答するメリットや特典を用意することです。メリットや特典を用意すると、回答者のモチベーションを高められます。
特典の具体例としては、以下の取り組みが挙げられます。
- ウェビナーの講義資料の送付
- ウェビナーの録画映像の配信 など
ウェビナーの参加目的は、学習にあるので、学習できるコンテンツを用意するのがオススメです。
2.ウェビナー配信ツールを利用する
2つ目のコツは、ウェビナー配信ツールの利用です。ウェビナーの終了後は、すぐにアンケートを行うと効果的です。ウェビナーの開催から時間が経過すると、記憶が薄れてしまう恐れがあります。
そこでおすすめなのが、ウェビナー配信ツールの利用です。ウェビナー配信ツールの中には、アンケート機能が備わっているものもあります。アンケート機能が搭載されたツールを利用すると、迅速にアンケートを実施できます。
3.お礼メールにてアンケートの回答を促す
最後に3つ目のコツは、お礼メールにてアンケートの回答を促すことです。アンケートの依頼後に、回答を忘れられることは多いでしょう。
アンケートの依頼をしたのにも関わらず、回答を得られないのは機会損失です。そのため、お礼メールを送る際は、アンケートの回答を促し、回答率を高めましょう。
フォロー実施後のアプローチ方法
フォロー実施後は、顧客を「ホットリード」と「コールドリード」に分けたうえで、アプローチしましょう。
ホットリードは、自社の製品やサービスに対する興味度合いが高い顧客です。アンケートで「製品・サービスについて知りたい」と回答をしていれば、ホットリードだと判断できます。
ホットリードと判断した顧客には、直接アプローチをして、商談へと導きましょう。
一方のコールドリードは、自社の製品やサービスに対する興味度合いが低い顧客のことをいいます。
コールドリードの顧客に関しては、逆にすぐにはアプローチしないようにしましょう。すぐにアプローチすると、マイナスな印象を与えかねません。
定期的なメール配信などでフォローを続けていき、徐々に今後の関係を発展させていきましょう。
ウェビナーのフォロータイミングを理解して商談へと導こう
今回は、ウェビナーのフォロータイミングについて紹介しました。適切なタイミングでフォローを行うことで、商談の成約率は大きく高まるでしょう。
逆に、フォローのタイミングを誤ると、商談のチャンスを逃してしまいます。
今回紹介した4つのベストプラクティスを活用して、ウェビナーの開催効果を最大限発揮してください。
株式会社FLUEDではBtoBのマーケティングにお悩みの方へ、無料のオンライン相談会を実施しております。
数多くの企業様をご支援してきた経験からBtoBマーケティングに関する質問、疑問にお答えいたします。
