2024.08.01
2024.08.01
展示会に参加した後、山積みになった名刺を前に途方に暮れていませんか？
「これらの名刺をどう管理すればいいのだろう」
「せっかくの出会いを無駄にしたくない」
そのような思いを抱えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、展示会後の名刺管理におけるよくある課題や具体的な管理方法、作業を大幅に効率化できるおすすめのツールを紹介します。
これらの情報を活用すれば、貴重な名刺情報を有効に活用し、新たなビジネスチャンスにつなげられます。
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コンテンツ目次
展示会の名刺管理におけるよくある課題
展示会の名刺を管理する際に、以下のような課題がよく発生します。
- 管理がとにかく大変
- 手入力が大変
- 情報漏えいのリスクがある
それぞれ詳しく見ていきましょう。
管理がとにかく大変
展示会で名刺を収集すると、想像以上の量になる場合があります。
3日間の展示会に出展すると、1社あたり200〜300枚近くの名刺が集まるケースも少なくありません。
この膨大な量の名刺を効率的に管理することは、多くの企業にとって大きな課題です。
具体的には、データ入力やフォローの優先順位づけ、アフターフォローが難しくなります。
大量の名刺情報を正確にデータベースに入力するには、膨大な時間と労力が必要です。
営業担当であれば、このような事務作業は後回しになってしまい、結局対応しなくなってしまうことが予想されます。
また、名刺の数が多いと、どの顧客を優先してフォローすべきかを判断するのが容易ではありません。
適切なタイミングで効果的なフォローアップが難しくなるため、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなります。
展示会は水〜金で開催されるケースが多いです。展示会終了後、名刺のスキャンに時間がかかったり、別の業務で忙しかったりする理由で、フォローが翌週や翌々週になるなど遅れがちです。このスピード感では、競合に後れを取り、来場者の関心も冷めてしまう場合があるため、迅速な対応が重要です。
手入力が大変
展示会後の名刺管理において、もう一つの課題が手入力の問題です。
名刺情報を自動でシステムに反映できる仕組みがない場合、すべての情報を手作業で入力しなければなりません。
一枚の名刺には、氏名や会社名、部署、役職、電話番号、メールアドレスなど、多くの情報が含まれています。
これらの情報を一つ一つ正確に入力していくのは、想像以上に手間がかかる作業です。
特に展示会で収集した大量の名刺を処理する場合、その作業量は膨大なものとなります。
さらに問題なのは、この作業が直接的な営業成果や数字に結びつきにくいため、後回しにされがちです。
営業担当者は、新規顧客へのアプローチや既存顧客のフォローアップなど、より直接的に成果に結びつく活動に時間を使いたいところです。
情報漏えいのリスクがある
展示会で収集した名刺の管理において、重要な課題が情報漏えいのリスクです。
名刺には個人情報が含まれているため、その取り扱いには細心の注意を払う必要があります。
適切な管理システムがない場合、名刺の紛失や盗難のリスクが高まります。
例えば、デスクに放置された名刺が誤って廃棄されたり、外出先で携帯していた名刺入れを紛失したりする場合があります。
デジタル化された名刺情報も、セキュリティ対策が不十分であればハッキングや不正アクセスの対象となるため、注意が必要です。
このような情報漏えいが発生すると、顧客からの信頼が低下するだけでなく、法的責任を問われる可能性があります。
展示会後の名刺管理は「名刺管理ツール」の導入が最適な4つの理由
展示会後の名刺管理において、以下の理由から名刺管理ツールの導入が注目されています。
- スマホですぐに撮影・登録ができるから
- 社内でデータが簡単に共有できるから
- 顧客管理がしやすいから
- 外部ツールと連携できるから
名刺管理ツールが最適な選択肢である4つの理由について詳しく見ていきましょう。
スマホですぐに撮影・登録ができるから
名刺管理ツールの最大の利点は、スマホを使用して名刺をすぐに撮影し、デジタルデータとして登録できることです。
この機能により、業務効率が大幅に向上します。展示会の会場でその場で名刺を撮影し、データ化できるため、後から大量の名刺を処理する手間が省けます。
また、OCR技術により、名刺の情報を高い精度で自動的にテキストデータに変換できるため、手入力によるミスを大幅に減らすことが可能です。
従来の手作業と比べて、データ化にかかる時間を大幅に短縮でき、特に大規模な展示会後の作業を軽減できます。
社内でデータが簡単に共有できるから
名刺管理ツールを使用すると、収集した名刺情報を社内で簡単かつ即座に共有できます。
多くのツールはクラウドベースで動作するため、登録された名刺情報にリアルタイムでアクセスすることが可能です。
そのため、営業部門や経営層など、関係する部署や個人が必要な時に必要な情報を参照できるようになります。
アクセス権限も設定すると、機密性の高い情報を適切に管理することも可能です。
結果として、営業担当者が顧客との商談前に最新履歴や取引状況を確認できるため、より効果的なアプローチを取れるようになります。
また、社内での情報共有が容易になると、同じ名刺を複数の社員が重複して入力する無駄もなくなります。
業務効率の向上につながるだけでなく、データの一貫性を保つ上でも重要です。
顧客管理がしやすいから
名刺管理ツールは、効果的な顧客管理ツールとしても機能します。
多くのツールには高度な検索機能が搭載されており、名前や会社名、業種などさまざま条件で名刺情報をすぐに検索することが可能です。
例えば「IT業界の経営者」や「東京都内の製造業の営業担当」といった具体的な条件でも、瞬時に該当する顧客リストを抽出できます。
また、顧客とのやり取りの履歴を名刺情報と紐付けできる機能があるツールも存在します。
過去のコミュニケーション内容を簡単に参照できるようになり、適切なフォローアップができるため、重要な商談の機会を逃す心配がありません。
外部ツールと連携できるから
多くの名刺管理ツールは、ほかのビジネスツールとの連携機能を備えています。特に、顧客関係管理（CRM）システムとの連携は重要です。
名刺管理ツールで収集した情報をCRMに自動的に反映させると、顧客データの管理がスムーズにできるようになります。
アプリで読み込んだ名刺情報が反映されると、CRM側で顧客データ入力をする必要がありません。
また、メールツールと連携すると便利です。
例えば、展示会で集めた名刺情報を自動的にメーリングリストに追加したり、お礼状や資料送付などを効率的に送信したりできるようになります。
特に有名なCRMの一つ「HubSpot」であれば、無料機能で顧客管理やステータス・進捗管理ができるため、初めての方におすすめです。弊社で無料説明会を実施しているので、お気軽にご参加ください。
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展示会での名刺管理～リードナーチャリングの実施イメージ
展示会で収集した名刺を効果的に活用し、リードナーチャリングを行うプロセスについて、具体的なイメージを説明します。
主に以下の2つのステップから成り立っており、適切なツールを活用することで、効率的かつ効果的な顧客管理が可能です。
- 名刺管理ソフトで名刺データを取り込む
- 営業・顧客管理ツールへ顧客情報を同期する
名刺管理ソフトとSFA・CRMを連携させると、展示会の顧客情報を活用し、効果的なリードナーチャリングを実現できます。
1．名刺管理ソフトで名刺データを取り込む
最初のステップは、収集した名刺データを名刺管理ソフトに取り込むことです。
現代の名刺管理ソフトは使いやすく設計されており、データ入力の手間を大幅に削減できます。
特に、アプリ機能が搭載された名刺管理ソフトが増えており、スマホで名刺の写真を撮影するだけでデータの取り込みが可能です。
これらのアプリはOCR技術を用いており、名刺情報を自動的にデジタルデータに変換します。
この方法により、展示会の会場でリアルタイムにデータ化できるようになり、後からの大量処理の手間を省けます。
2．営業・顧客管理ツールへ顧客情報を同期する
次のステップは、名刺管理ソフトに取り込んだデータを営業・顧客管理ツールと連携させることです。
多くの名刺管理ソフトはSFA・CRMとの連携機能を備えており、簡単な設定で自動的にデータを同期できます。
この連携により、名刺情報をスムーズに顧客データベースに統合できるため、営業担当は適切なフォローアップが可能です。
顧客とのコミュニケーション履歴や商談の進捗状況なども一元管理できるため、組織全体で情報共有もしやすくなります。
また、SFA・CRMツールの分析機能を活用することで、展示会で獲得したリードの質やフォローアップの効果を測定可能です。
名刺管理ツールとSFA・CRMツールのおすすめの組み合わせは？
展示会後の名刺管理において、効率的かつ効果的な方法として、以下の組み合わせがおすすめです。
- SFAツール「Salesforce」と名刺管理ツール「Sansan」
- MAツール「HubSpot」と名刺管理ツール「Eight Team」
それぞれの特徴を見ていきましょう。
SFAツール「Salesforce」と名刺管理ツール「Sansan」
SalesforceとSansanの組み合わせは、大規模な企業や複雑な営業プロセスを持つ組織に適しています。
元々、Salesforceでは、Scan to salesforceという無料の名刺管理ツールが利用されていました。
しかし、2024年5月31日にサービスが終了し、その後継として同社製品のSansanが推奨されています。
Salesforceのライセンス料は、1ユーザーあたり月額3,000円〜60,000円（税抜）です（Sales Cloudの場合）。
Sansanは非公開ですが、導入する際に初期費用やランニングコストがかかります。
こちらの組み合わせは、大規模な顧客データや営業プロセスを管理したい方に向いているため、導入コストが高いです。
なお、「Scan to salesforce」の詳細は下記の記事で解説しています。気になる方はチェックしてください。
＞＞Scan to salesforceがサービス提供終了！代わりの名刺管理アプリ8選を紹介
MAツール「HubSpot」と名刺管理ツール「Eight Team」
SalesforceとSansanの組み合わせが高額だと感じる方には、HubSpotとEight Teamの組み合わせが最適です。
この組み合わせにより、小規模なチームや中小企業は、より手頃な価格で効果的な名刺管理と顧客管理ができるようになります。
HubSpotは、月額1,800円（税抜）からプランがありますが、特筆すべきは無料で使える機能が多い点です。
多くの中小企業や新規事業部門にとって、この無料プランだけでも十分な機能を提供しています。
一方、Eight Teamは月額18,000円（税抜）で、アカウント料が1名あたり500円（税抜）かかります。
ただし、現在はアカウント10名分までであれば費用はかかりません。
HubSpotの無料版でできることについては、以下の記事をご参照ください。
＞＞HubSpotの無料版でできることについてわかりやすく解説！
コストパフォーマンスを重視する方であれば、HubSpotとEight Teamから利用するようにしましょう。
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名刺管理ツールを使って展示会後の商談率を向上させるポイント
展示会後の商談率を向上させるためには、以下のポイントが必要不可欠です。
- 名刺はスマホですぐにスキャンする
- アプローチの優先順位をつける
- 翌日までにフォローアップする
いずれも簡単な取り組みであるため、積極的に取り入れましょう。
名刺はスマホですぐにスキャンする
展示会中に名刺を受け取ったら、すぐにスマホでスキャンすることが重要です。
推奨されるのは、名刺交換をして会話が終わったら、すぐにスキャンすることです。
即時スキャンすると、名刺を紛失して顧客データを喪失したり、スキャンをし忘れたりするリスクがありません。
また、商談内容や相手の印象などを、記憶が鮮明なうちにメモとして追記できる点も大きなメリットです。
後から大量の名刺を一括処理すると、手間を感じやすくなります。細切れの時間を使って、スキャン作業した方が時間の節約にもつながりますね！
アプローチの優先順位をつける
展示会で集めた名刺を効果的に活用するには、アプローチの優先順位をつけましょう。
以下のように優先順位を付けると、戦略的にフォローアップができるようになります。
- 決裁権がある＆ニーズがある
- 決裁権があるが、今すぐニーズがない
- 決裁権はないが、今すぐにニーズがある
この優先順位に基づいて、電話やメールでアポイントを取り、商談に進めていく流れです。
ただし、すぐにアポイントが取れない場合は、捨てずに見込み顧客として管理することがポイントです。
SFAやCRMツールを活用して、優先順位づけやフォローアップ管理を実施すると、可視化しやすくなります。
将来的なビジネスチャンスを逃さないためにも、長期的な視点で顧客関係を構築することを意識しましょう。
翌日までにフォローアップする
展示会後のフォローアップは、早さが重要です。理想的には、翌日までに初回のコンタクトを取ることをおすすめします。
メールや電話でお礼をするとともに、相手の関心事項や課題に触れて、印象に残るフォローアップを実施します。
できれば、この初回のコンタクトでアポイントを取りましょう。この際に、相手のメリットになるように提案することが大切です。
ただし、アポイントが取れない場合でも落胆する必要はありません。
継続的なフォローアップの計画を立て、定期的に情報提供やコンタクトを取ることで、商談につながる場合があります。
展示会来場者へのお礼メールの作成方法や効果的なフォローについて、より詳細な情報が必要な場合は、以下の記事を参考にしてください。
＞＞【例文あり】展示会来場者へのお礼メールの作成方法！その後のフォローについても解説
HubSpotを使えば、ミーティングリンクをWeb上に挿入できます。空いている日程をホームページに公開でき、クライアントは空いている日時をクリックして申し込みするだけで予約できます。
展示会における名刺管理はビジネスチャンスを逃さないために必須
展示会後の名刺管理は、ビジネスチャンスを最大化するために重要です。
本記事で紹介した方法やツールを活用することで、効率的かつ効果的な名刺管理ができるようになります。
特に、以下の組み合わせで名刺を管理することで、リードナーチャリングがしやすくなります。
- SFAツール「Salesforce」と名刺管理ツール「Sansan」
- MAツール「HubSpot」と名刺管理ツール「Eight Team」
長期的に、このような仕組みがあると、効果的なリード管理ができるようになり、よりビジネスを拡大できる場合があります。
効果的な名刺管理は、単なる事務作業ではなく、ビジネス戦略の一環として捉えましょう。
以下よりオフライン・オンラインの展示会・イベント一覧をまとめています。無料でダウンロードできます。
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