2022.12.15
2023.06.08
CXOレターは、企業の代表取締役やその他の役員に向けて送る営業用の手紙です。クライアント企業のキーマンにCXOレターでアプローチすると他社と差別化できるため、商談につながりやすいといわれています。とくにターゲットとなる企業が少ない業界は、CXOレターでターゲット企業に直接キーマンにアプローチする試みが有効です。
CXOレターは手書きをすることで効果を発揮します。手紙を手書きすることに不慣れだと、手順や書き方について不安を感じるのではないでしょうか。
この記事では、CXOレターの作成手順や書き方について詳しく解説します。セールスレターで商談化率を高めたい場合は、ぜひ最後までご覧ください。
ちなみに、弊社ではCXOレターの作成や外注のサポートも行っています。CXOレターについてのサポートを受けた場合は、どうぞご相談ください。
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コンテンツ目次
CXOレターとは
CXOレターとは、代表取締役やその他の役員をはじめとした企業のキーマンに向けて送る手紙です。
CXOは「Chief X Officer」の略で、「X」はその役員が受け持つ責任の対象を表します。たとえば、Xの部分にOが入ると「COO」となり「最高執行責任者」であることを示します。またCFOであれば、「最高財務責任者」です。
このような企業のキーマンに送る手紙をCXOメールと呼びます。次にダイレクトメール（DM）との違いを見ていきましょう。
DMとの違い
CXOレターは内容がパーソナライズされている点で、DMとは大きく異なります。DMはある程度テンプレート化された内容を、リストに基づいて大量に送る点が特徴です。
一方でCXOメールは、送り先に応じて手紙に書く内容を変更し、対象の人物や企業に合わせてカスタマイズした手紙を送ります。手紙を入れる封筒などにもこだわり、より重要感を演出している点でDMとは大きな違いがあります。
CXOにセールスレターを送るメリット
CXOにセールスレターを送るメリットは次のとおりです。
- 影響力のあるキーマンに営業手紙が届きやすい
- 担当者の心象を損なう恐れが少ない
- 他企業と差別化を図れる
各メリットについて詳しく解説します。
影響力のあるキーマンに営業手紙が届きやすい
CXOレターは、企業のキーマンに向けて送る手紙です。そのため、企業経営や施策に大きな影響力のある人物に対し、手紙を通して直接アプローチできる点が魅力です。企業のキーマン宛ということもあり他のDMとは区別され、秘書が手紙をキーマンの元へと届けてくれる可能性が高いと考えられます。
さらにキーマンに自社プロダクトを気に入ってもらえると、一般社員に比べ短期間で採用を決定してもらえる可能性もあります。
担当者の心象を損なう恐れが少ない
CXOレターはクライアント企業の担当者やキーマンの心象を損なわずに、要件を伝えられるメリットもあります。
テレアポであれば、架電を取り次ぐ担当者やキーマンが対応する際に時間を取らせてしまいます。相手が忙しいときなどは、心象を損なう恐れがあるため注意が必要です。
一方手紙であれば、相手の都合に合わせて読んでもらえるため、心象を損なう可能性が低いといえます。
他企業と差別化を図れる
手書きのCXOレターはデジタル化が進む現代において、他企業とは逆張りの施策であるため差別化になります。
デジタル化の進む現代において、クライアントとのやり取りはパソコン画面を通して行われる傾向にあります。今やどこの企業もクライアントに対して、インターネットを通してDMを送る時代です。そのため担当者やキーマンの受信フォルダには、日々膨大な企業からの営業メールが届いていると考えられます。
そのような状況下でDMを送っても他のライバル企業に紛れてしまいます。どれほど魅力のある文面を考えても、誰にも読まれないことも多いのではないでしょうか。
そこで手書きのCXOレターを送り他の企業と差別化を図ると、自社プロダクトの魅力が企業のキーマンに伝わる可能性が高くなります。
ターゲット数が少ない場合や経営者にリーチしたい場合はCXOレターがおすすめ
CXOレターはターゲット数が少ない場合や経営者にリーチしたい場合に向いています。それぞれについて詳しく解説するので、自社の状況がCXOレターに向いているかどうかチェックしたい場合は参考にしてください。
ターゲット数が少ない場合
ターゲット数が少ないと、DMを送っても反応の薄い可能性があります。そのようなときは、CXOレターを利用したアプローチがおすすめです。次の条件に当てはまる場合は、CXOレターを試してみてはいかがでしょうか？
- 大企業にアプローチしたい場合
- 1,000未満などのとても少ない企業をターゲットにしている場合
- ニッチ業界にアプローチしたい場合
たとえば、従業員数が1,000人を超えるような日本の大企業は4,000社にも届きません。そのため、もし業界を絞って1,000人を超えるような日本企業をターゲットにする場合は、1,000社にも満たないクライアントを相手に営業をする可能性もあります。そのような場合は、CXOレターを利用すると活路が見出せるかもしれません。
経営者にリーチしたい場合
CXOレターを送ると、大企業の経営者にリーチできる可能性が高くなります。経営者にリーチするメリットは、商談の短縮化や大型受注が期待できる点です。
とくに大企業の場合、商談後に受注へといたるまでのリードタイムが長期化する傾向にあります。そこでCXOメールで経営者へのリーチに成功すると、リードタイムの短縮が期待できるのです。
その結果、在庫の増加を抑制したり、次の新規顧客に対応する人的リソースを確保したりできます。それが、売り上げの増加や利益確保につながると考えられます。
CXOレターを使った営業の手順
CXOレターを利用した場合、次の手順で営業を進めます。
- リストの作成
- 送付先の選定
- レターの作成
- 架電によるフォロー
手紙を送るだけではなく、その後に架電によるフォローを入れて商談化の可能性を高める点がポイントです。各プロセスについて詳しく解説します。
1.リストの作成
まずはリストを作成して、CXOメールの送付先となる企業を決定しましょう。企業を決定する場合は、受注率やLTVの高い企業を中心に選びます。企業の選別が完了したらリストに加えて企業の情報を収集しましょう。
企業情報を取得する際には、外部のデータベースを利用してみるのもおすすめです。リスト作成に利用できるデータベースとして、帝国データバンクや東京商工リサーチなどが考えられます。
すでに取得済みの内部情報を利用する場合は、現在商談中の企業に手紙を送らないように注意しましょう。商談中の企業に間違ってCXOレターを送ると心象を悪化させる可能性があります。商談が進行中ではないことを、営業部門の担当者に漏れのないように確認することが大切です。企業情報の取得については、次の記事も参考にしてください。
2.送付先の選定
企業リストが完成したら、次にその企業の中でキーマンとなる人物を洗い出します。CXOレターを送るキーマンを洗い出す際には、その人物の担当業務や部署を調査します。
キーマンを選ぶ際には、自社プロダクトに関連した業務や部署を担当する人物を選定するようにしましょう。また可能な限り裁量権のある人物をCXOレターの送付先として選んだ方が、商談後に自社プロダクトが採用される確率がアップします。
3.レターの作成
送付先の選定まで完了したら、次にレターを作成します。企業の要人に読んでもらうレターであるため、失礼にあたらない文章を心がけましょう。
基本的には、各企業のキーマンごとに丁寧に手書きで手紙を作成します。内容も企業ごとに合わせてオリジナルの文章を考えることが大切です。文言を使いまわしても問題がない部分は、テンプレート化すると効率よく手紙を作成できます。
送付先となる企業のリサーチを徹底すると、その企業の課題や内情に寄り添った内容で手紙を書けます。手紙の内容に対するキーマンの共感と信頼を得られ、商談にもつながりやすくなるでしょう。
4.架電によるフォロー
手紙を送った後は、架電でフォローすることが大切です。CXOレターを送るだけでは、忙しいキーマンが手紙の内容を忘れてしまう可能性もあります。商談不成立のケースが多発する恐れもあるため、必ずフォローしましょう。
架電をする場合は、レター送付から3営業日目くらいが一般的です。手紙にも架電する旨を記載しましょう。
実際に架電する際はキーマンがCXOレターを読んだ場合と、読んでいない場合のどちらにも対応できるように会話の内容を組み立てておくことをおすすめします。
CXOレターの構成
CXOレターは次の構成で作成します。
- 頭語
- 時節の挨拶
- 自己紹介
- 手紙を送った目的
- プロダクトの紹介
- 架電することを記載
- 面談の依頼
- 結語
頭後や時候の挨拶、自己紹介は一般的な形式に沿って文章を記載しましょう。キーマンに対して失礼に当たらないように、丁寧に書くことが大切です。ここでは、「手紙を送った目的」以降の部分について解説します。
【重要】手紙を送った目的
手紙を送った目的は、CXOレターの中で最も重要な部分であるため、必ず記載しましょう。手紙を送った目的を記載する際には、その根拠を沿えると相手に真意が伝わりやすくなります。
また目的には、相手にメリットを感じてもらえるような文章を書くことが重要です。相手の力になりたいことや、相手の課題を解決できることを記載するとメリットを感じてもらえます。
プロダクトの紹介
自社プロダクトを紹介する場合は、要点を簡潔に記載することが大切です。クライアントにとってどのように役立ち、どのような業務をサポートできるのかといったことを記載すると相手を惹きつけられます。プロダクトの機能面を強調するのではなく、機能がもたらすベネフィットをアピールしましょう。
企業リサーチを丁寧に行い、具体的なベネフィットを伝えられるとより商談につながりやすいCXOレターになります。また手紙内では細かな商品説明をせずに、相手に続きを聞きたいと思ってもらえるように工夫すると商談のアポイントも取りやすくなるでしょう。
架電することを記載
手紙内でフォロー架電を予告しておくと、キーマンに電話に出てもらえる可能性が高くなります。日時まで記載すると、キーマンの秘書からも取り次いでもらいやすくなるでしょう。
突然の架電は失礼にあたることもあるため、手紙内で事前に予告したあとでフォロー架電につなげることをおすすめします。
面談の依頼
手紙には、面談を希望する旨について記載しておきましょう。面談の希望日時については、フォロー架電の際に先方へ確認します。そのため日時については触れずに、面談を希望していることがわかる程度に記載しておくとよいでしょう。
面談希望について記載した後は、手紙を読んでもらえたことなどに対して感謝の言葉を述べて手紙を締めくくります。
結語
結語は頭語とセットで使われる言葉です。結語とセットで使うことが基本であるため、頭語に対応した結語で手紙を追えるようにしてください。
CXOレターがキーマンに届きやすくする工夫
CXOレターがキーマンに届きやすくするためには、和紙封筒を利用したり、切手で特別感を演出したりするとよいでしょう。さらに、宛名を手書きしたり、役員名で手紙を送付したりする工夫も大切です。
和紙封筒を利用する
和紙封筒でCXOレターを送ると、他のDMとは異なる印象を与えられます。一方で社用封筒で作成してしまうと、大量送付された他のDMとともに処分されてしまう可能性もあるため注意が必要です。
切手で特別感を演出する
記念切手などの普段は使われることの少ない切手を利用すると、目立つうえに相手に特別な印象を与えられます。秘書にも重要な手紙と認識してもらいやすくなり、キーマンの手元にCXOレターが届きやすくなるでしょう。
宛名は手書きする
相手に事務的な印象を与えないようにするためにも、宛名は手書きしましょう。宛名の手書きに宛てられるリソースが限られる場合は、アウトソーシングするのも1つの手段です。
役員名で手紙を送付する
手紙を送る際は、役員名で送ると相手企業のキーマンにCXOレターが届きやすくなります。役員から送られた手紙だと、重要感が増すため内容を確認してもらえる可能性が高まります。
CXOレターを見たキーマンが商談に応じやすくなる工夫
以下の点を意識してCXOレターを作成すると、キーマンが商談に応じやすくなります。
- 自社プロダクトの紹介に導入企業名や導入企業数等、実績を記載する
- 実績については具体的な数字を用いて記載する
- 専門用語や横文字は使わずに簡単な言葉で自社プロダクトについてわかりやすく説明する
- クライアントに合わせて業種、規模が近いお客様の事例を紹介する
キーマンが商談に応じやすくなるためには、手紙の内容が相手に伝わることが大切です。抽象的な内容に偏らせずに、具体的な数字や事例を盛り込んで手紙を書きましょう。
CXOレターの内製化は大変！外注もおすすめ
ここまで説明してきたように、CXOレターを内製化するのはとても手間がかかります。とくにスタートアップや中小企業などは、CXOレターの作成にまで手が回らない場合も多いのではないでしょうか。そのような場合は、外注もおすすめです。
CXOレターは手間がかかる
CXOレターは封書に手書きが基本であるため、手間がかかります。従業員が限られるスタートアップや中小企業の場合は、アプローチできる企業が限られる点もネックです。アプローチする企業が限られると、PDCAを回しづらく、効果が上がらない可能性もあります。
さらに企業リサーチが不足したり、手紙の文面が丁寧さに欠けたりすると、せっかく書いたCXOレターも効果を発揮できません。リソース的に手紙の作成が難しい場合は、無理をせずに外注するのも1つの手段です。
CXOレターを外注する
CXOレターを外注するメリットは次のとおりです。
- CXOレターに時間をとられないため、コア業務に集中できる
- CXOレターの専門家が執筆した高品質なレターが相手企業のキーマンに届く
- 高品質レターで企業をアピールできるため、クライアントからの評価が上がる
キーマンに送る重要な手紙だからこそ、プロに外注してみてはいかがでしょうか。CXOレターを外注すると商談化率のアップが期待できる上に、商談に集中できるようになるため成約率アップにもつながります。
CXOレターでリードを獲得しよう
CXOレターとは企業のキーマンに送る営業手紙です。企業の要人に直接手紙が届く可能性が高いため、DMと比べると商談につながりやすい点が魅力です。
今回はCXOレターの作成手順やポイントについて解説しました。ポイントを掴むとCXOレターの内製化も可能ですが、なかなか手が回らない企業も多いのではないでしょうか。手が回らない場合や、より高品質なCXOレターを送りたい場合は外注化するのもおすすめです。
弊社ではCXOレターの作成や外注のサポートも行っています。BtoBマーケティング相談会でお話をお伺いしますので、セールスレターについてお困りの場合はぜひお申し込みください。
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