2025.02.03
2025.02.04
CRMやSFAにバックオフィスや書類作成系の機能を持たせてしまい、CRMのコストが高くなっていませんか？
CRMやSFAは高機能ですが、業務全般で活用するとコストが膨らんでしまいます。
本記事では、HubSpotとboardを連携し、バックオフィスや書類作成の業務を効率化する方法を紹介します。
なお本記事は、2024年12月に開催した下記ウェビナーの一部内容をもとに制作しています。
CRMの“コスト”見直し、ちゃんと出来てますか？〜BtoBマーケ / 営業DXの専門家が語る「CRMのコストがかかる」3つの要因とは〜
本ウェビナーの内容は、下記記事でもご紹介しています。
>>CRMコストの見直しポイントが分かるウェビナー「HubSpotとZACでできること」
>>CRMコストの見直しポイントが分かるウェビナー「HubSpotとZohoでできること」
開催したウェビナーは、質問が飛び交い好評をいただきました。その内容を分かりやすく記事にまとめましたので、ぜひご参照ください。
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コンテンツ目次
CRMやSFAにバックオフィスや書類作成系の機能を持たせてしまい、コストが増えるケース
ここでは、以下4つのポイントに基づき、CRMやSFAにバックオフィスの機能を持たせてしまい、コストが増加するケースについて解説します。
- 上位プランへのアップグレードが必要になる
- 開発費用が高額になる
- ライセンス費用が増加する
- 会計ソフト連携で開発が必要になる
CRM本体のコストだけでなく、CRM以外のサービスで費用が増える場合も多くあります。CRMやSFAにバックオフィス機能や書類作成機能を持たせた場合の、コスト増加の原因をご紹介しています。
上位プランへのアップグレードが必要になる
CRMやSFAに新たな機能を構築するためには、上位プランにアップグレードする必要があります。
例えば、HubSpotでバックオフィスや書類作成系の機能を構築する場合、カスタムオブジェクトの利用が必須です。カスタムオブジェクトを利用するには、HubSpotのEnterpriseプランに契約しなければなりません。
その結果、バックオフィスや書類作成系の機能を追加するためだけに、上位プランへのアップグレードを余儀なくされます。
開発費用が高額になる
納品書や請求書などの形式はクライアントごとに異なるため、個別開発が必要となり、開発費用が高額になります。
書式が複数ある場合、その数に応じて個別に開発しなければならず、結果として、開発費用が数百万円に達するケースもあります。
ライセンス費用が増加する
バックオフィスや書類作成の作業のため、経理メンバーもCRMやSFAへのログインが必要となり、ライセンス費用が増加します。
CRMやSFAは主にマーケティングや営業メンバーが利用するツールであり、経理メンバーは書類作成機能のみを使用するのが通常です。一部機能のみの利用でもライセンス料がかかるため、不必要なコスト増となります。
会計ソフト連携で開発が必要になる
CRMやSFAでは請求書の作成・発送に対応できない場合があり、会計ソフトと連携開発をする必要があります。
API連携ができれば開発費用を抑えられますが、自社の納品書や請求書などの形式に対応したサービスでないと業務で使えません。
対応サービスが見つからない場合は個別開発となり、高額な費用が発生します。
1つのサービスにすべての機能を統合すると、コストを抑えられるように見えます。しかし、バックオフィスや書類作成機能を持たせたると、かえってコストが増える場合があるため注意が必要です。
クラウド型帳票管理サービス「board」とは？
boardとは、見積書や請求書の作成を中心に、中小企業向けに特化した販売管理・経営管理サービスのことです。特に、日本の法律・商習慣にあった書類を案件単位で作成できる点に強みがあります。
また、社内の書類作成だけでなく、案件ごとの損益管理や経営分析にも対応しています。
見積書や請求書をExcelなどで管理している方は、より効率的な業務が可能です。
boardの月額料金
boardの料金プランは、以下の4つです。
| プラン | Personal | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|---|
| 月額費用（税別） | 980円 | 1,980円 | 3,980円 | 5,980円 |
| 利用可能人数 | 1人 | 3人まで | 15人まで | 50人まで |
引用：board公式サイト
Basicプラン以上では、機能の差はほぼなく、料金はメンバー数に応じて設定されています。
自社の規模に合わせて、最適なプランを選択できます。
ほかのサービスと異なり、アカウント単位ではないため、メンバー数を気にせず利用できます。この料金プランは非常に親切ですね。
HubSpotとboardを連携して実現できること
HubSpotとboardを連携すると、以下のことが実現できるようになります。
- HubSpotのデータを自動連携
- 日本の法律・商習慣に対応した書類の作成
- 部門間の情報共有の効率化
業務効率化にぜひお役立てください。
HubSpotのデータを自動連携
双方を連携すると、HubSpotに登録されたデータがboardに自動で登録されます。自動登録は、HubSpotのデータだけでなく、boardのデータも相互に自動反映します。
その結果、サービス間で二重登録をする必要がなく、スムーズにデータ移行が可能です。
ただし、boardは見積もり金額を基準としているため、実際の請求金額ではありません。
そのため、請求金額とHubSpotの売上データにズレが出る場合がある点に注意してください。
日本の法律・商習慣に対応した書類の作成
boardは日本企業をターゲットにしたサービスのため、日本の法律・商習慣に合わせた書類作成にも対応できます。仮に、HubSpotのみで対応する場合、書式ごとに対応する必要があり、大きな開発工数がかかります。
また、インボイス制度のような日本の法改正があれば、そのたびに変更が必要です。開発後のメンテナンス対応の手間もかかります。
しかし、HubSpotとboardを連携させることで、これらの負担を大幅に簡略化できます。
boardを利用して日本の法律・商習慣に対応した書類の作成を自動化しましょう。
部門間の情報共有の効率化
HubSpotとboardを連携すれば、データも自動登録されるため、営業から経理などへの情報共有もしやすくなります。
一方、連携がない場合、どの案件を請求すべきか、金額はいくらなのか、経理は営業に逐一確認しなければなりません。特に、営業メンバーの外回りが多い場合は、確認作業がさらに困難です。
HubSpotとboardを連携することで、営業メンバーがHubSpotで更新したデータを基に、経理はboard上で直接情報を確認できます。
その結果、経理が営業メンバーに確認する必要がなくなり、部門間の情報共有が効率化されます。
boardの強みのひとつは、日本の法律・商習慣に対応したさまざまな書類を作成、一元管理できる点です。HubSpotと連携することで、業務負担を大幅に軽減できます。
HubSpotとboardを連携する方法
HubSpotとboardを連携する方法は、以下の2つです。
- API連携機能を使用する方法
- 【旧情報】SaaStainerを活用して接続する方法
HubSpotの「Starterプラン」以上が必要となりますが、特におすすめはAPI連携機能を使用する方法です。
詳しい連携方法については、以下の記事をご参照ください。
＞＞HubSpotと会計ソフト（Freee・MoneyForward）の連携も可能！？HubSpotとboardの連携について
API連携は、開発を必要とせずログイン画面から設定できます。上記の記事を参考に、ぜひ連携を進めてみてください。
HubSpotとboardを連携する際の注意点
HubSpotとboardを連携する際は、以下のような注意点を押さえることをおすすめします。
- HubSpotの全取引がboardに連携されるわけではない
- 運用が軌道に乗るまでに1〜3ヶ月かかる
- boardではHubSpot自体の設定や運用方法はサポートしていない
上記3点を正しく理解し、スムーズに連携しましょう。
HubSpotの全取引がboardに連携されるわけではない
HubSpotの取引データは、boardに定義済みのステージの取引のみが連携されます。全取引がboardに連携されるわけではないため、注意してください。連携する際は、初期設定で自動連携される取引のステージを定義し、登録しましょう。
すべての案件がboardにデータ連携されてしまうと、失注案件まで登録される可能性があるため、取引のステージを明確に定義し、管理することが重要です。
HubSpotの取引がどのステージに到達したらboardにデータ連携するかを、事前に決めておくとスムーズです。
運用が軌道に乗るまでに1〜3ヶ月かかる
HubSpotとboardを連携した運用が軌道に乗るまでには、1〜3ヶ月ほどの期間を要します。
ただし、運用をより早く開始できるケースもあり、30日間の無料トライアル期間中に運用をスタートすることも可能です。
多くの企業では、無料トライアル中に実際に機能を試したうえで、翌月から本格的な運用に移行しています。
boardではHubSpot自体の設定や運用方法はサポートしていない
boardでは、HubSpotの設定方法はサポート対象外です。boardの公式サイトのマニュアルには、次のように記載されています。
HubSpot自体の使い方や効果的な運用方法等については対応することができません。
引用：boardマニュアルサイト
ただし、HubSpotとboardの連携そのものは支障なく行えます。
なお、FLUEDでは、HubSpotとboardの運用方法に関するノウハウや知見を提供しています。ご不明な点がございましたら、お気軽にFLUEDへお問い合わせください。
運用に慣れるまで戸惑うこともあるかもしれません。FLUEDでは、HubSpotとboardの両方のサービスをサポートしていますので、迷った際はお気軽にお問い合わせください。
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boardに関するよくある質問
ここでは、ウェビナーで取り上げられた、boardに関するよくある質問を紹介します。
HubSpotでboard相当の機能を実装した場合との費用比較は？
HubSpotでboard相当の機能を実装する場合、ライセンス費用と追加開発が必要です。
前述した通り、ライセンス費用は、Enterpriseプランへのアップグレードに加え、経理メンバーごとにアカウントを招待しなければなりません。
また、開発費用は納品書や請求書などの形式ごとに個別開発が不可欠です。
一方でboardを導入する場合、日本の法律・商習慣に対応した書類が作成できる機能が揃っており、1ライセンスあたり5,980円と、コストを抑えることが可能です。
Salesforceとboardは連携できますか？
Salesforceとboardの間には、サービス間での連携機能がないため、API連携をする必要があります。
また、HubSpotの連携とは異なり、board側のデータをSalesforce側に送信するAPIは提供されていません。
そのため、Salesforce側から定期的にboard側のデータを確認する仕組みが必要です。
売上や粗利の移動平均・年計グラフを可視化できますか？
boardの標準のレポート機能では、売上や利益の長期的な傾向を可視化できません。
しかし、現在では多くの安価なBIツール（データの可視化サービス）が提供されています。
API連携を利用してデータを出力し、各BIツールで分析することをおすすめします。
ここで挙がった質問以外にも、気になる点があればお答えします。疑問があればお気軽にお問い合わせください。
HubSpotとboardを連携してバックオフィス業務のコストを抑えよう
CRMやSFAにバックオフィスや書類作成系の機能を持たせてしまうと、余分なコストが発生してしまいます。
一方、HubSpotとboardを連携すれば、バックオフィス業務のコストを大幅に削減し、効率化を実現できます。
boardは、中小企業向けのサービスで、日本の法律・商習慣に対応した書類作成が強みです。
API連携は、管理画面内でカンタンに設定できますが、初期設定で戸惑う場合は、FLUEDへお気軽にお問い合わせください。
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